Deze sleutelbeheer software is een Power App en helpt u bij het uitvoeren van uw sleutelplan. U kunt op een eenvoudige manier administreren welke rechtmatige personen toegang hebben tot gebouwen en ruimtes. U ziet in één oogopslag welke sleutels er zijn, op welke deuren ze passen en aan wie ze zijn uitgeleend. Met overzichten kunt u de statussen van de sleutels bekijken en de einddata van uitleenperiodes bewaken.
De software kan als module toegevoegd worden aan de Power Apps voor gebouwbeheer en HRM.
Exemplaren administratie
De sleutels worden vastgelegd met unieke kenmerken en een status. Een uitgifte of inname van een sleutel wordt geboekt met de namen van de verstrekker en ontvanger en de uitleenperiode. De status van de sleutel wordt gecontroleerd en automatisch bijgewerkt. Op deze manier ontstaat een logboek met alle registraties, zodat u kan bekijken wie toegang heeft gehad en wanneer en wie de sleutel heeft uitgegeven of ingenomen. En omdat u een exemplarenadministratie voert, zullen diefstal of verlies sneller opgemerkt worden.
Met deze sleutelbeheer en sleutelplan software kunt u:
- uw sleutels vastleggen met serienummers en de deuren waarop ze passen;
- per sleutel bekijken wie de sleutel heeft gereserveerd en geleend en op welke deur(en) hij past;
- cilinders registeren met het serienummer, de deur en de sleutels die erop passen;
- de historie met uitgiftes en innames weergeven;
- een automatische herinnerings-mail sturen als de uitleenperiode (bijna) verstreken is;
- een uitgifte digitaal laten ondertekenen;
- de begin en einddatum in een kalender weergaven;
- velden toevoegen die specifiek zijn voor uw werkproces.
Sleutelbeheer en sleutelplan software als Power App
Power Apps zijn gebaseerd op het Microsoft Power Platform en kunnen worden geïntegreerd met Office 365, zijn touch-vriendelijk en kunt u uitvoeren op een smartphone of in een webbrowser. Voor uw smartphone of tablet download u de Power Apps Mobile-app vanuit Google Play of App Store.
Het Power Platform wordt gehost door Microsoft, zodat uw altijd over de laatste softwareversie beschikt en zelf geen back-ups hoeft te maken. Uw gegevens zijn altijd beschikbaar en overal toegankelijk.
Sleutelbeheer software en Office 365
De sleutelbeheer software kan worden geïntegreerd met Office 365, zodat gebruikers maar één keer hoeven in te loggen. Met de Outlook cliënt kunt u ontvangen e-mails bij de betreffende contactpersonen en sleutels archiveren. U kunt in Outlook werken met de contactpersonen, taken en afspraken die u in de sleutelbeheer Power App heeft aangemaakt. Documenten kunt u bij de records in SharePoint opslaan.