Groeperen

U kunt gegevens groeperen op basis van een enkele kolom. Standaard zijn de groepen samengevouwen, maar u kunt ze eenvoudig uitvouwen en weer samenvouwen.

In de onderstaande weergave van verkoopkansen in de Power App CRM voor Microsoft 365 zijn de verkoopkansen gegroepeerd op de kolom ‘Productsoort’.

Groeperen en aggregeren

Met ‘Totalen’ kunt u één of meer kolommen aggregeren. Gebruikers kunnen kiezen uit Gemiddelde, Maximum, Minimum of Som.

In deze weergave worden de totalen van de kolommen ‘Geschatte omzet’ en ‘Gewogen omzet’ getoond voor alle actieve verkoopkansen, zowel in het totaal als per productsoort.

Het bericht Gegevens groeperen en aggregeren in Dynamics 365 CRM en Power Apps verscheen eerst op Nauta Automatisering.

E-mail sjablonen eenvoudiger selecteren in releasewave 1

Met e-mail sjablonen kunt u teksten standaardiseren en worden klantgegevens automatisch ingevuld. Deze functie bespaart veel tijd bij het opstellen van veelgebruikte e-mails.

In de galerij met beschikbare e-mailsjablonen kunt u nu zoeken op de naam en een voorbeeld bekijken. Sjablonen die recent zijn gebruikt staan bovenaan de lijst.

Werken met de Kanban-weergave

In een bestaande weergave van verkoopkansen en activiteiten kunt u naar de nieuwe Kanban weergave schakelen.

• In de Kanban weergave worden uw verkoopkansen of activiteiten als tegels weergegeven.
• U kunt uw verkoopkansen per verkoopfase van de bedrijfsprocesstroom of per status weergeven. Activiteiten worden per status weergegeven.
• Met slepen en neerzetten kunt u verkoopkansen naar een andere fase verplaatsen of de status wijzigen. Activiteiten kunt u met slepen voltooien of annuleren.
• Een verkoopkans of activiteit kan geopend worden door op de naam te klikken.
• De inhoud van de weergegeven velden kun u veranderen.
• In een kolom van een verkoopfase wordt de totale geschatte omzet en het aantal records weergegeven. In de kolom van een activiteitsstatus ziet u het aantal activiteiten.
• U kunt in de weergaven zoeken.
• De Kanban weergave van verkoopkansen is alleen beschikbaar voor de bedrijfsprocesstroom -verkoopproces verkoopkans-.

Toevoegen van producten aan verkoopkansen is vereenvoudigd

In releasewave 1 van 2020 kunt u sneller producten toevoegen aan een verkoopkans.

• Producten kunnen gezocht worden op naam en beschrijving.
• Extra productinformatie kan in een pop-up scherm bekeken worden.
• U kunt meerdere producten tegelijk toevoegen.

Licentiehandhaving Team Member licenties

Gebruikers met een Team member licentie hebben alleen toegang tot de apps klantenservice-teamlid en verkoop-teamlid. Andere apps zijn niet langer toegankelijk.

PDF documenten maken en e-mailen in releasewave 1

U kunt PDF documenten aanmaken op basis van Word-sjablonen en die e-mailen of bij de CRM-record in SharePoint opslaan.

Deze weergave doorzoeken in releasewave 1

U kunt de records in een weergave doorzoeken. In vorige versies werd met de functie snel zoeken standaard gezocht in alle actieve records.

Verbeteringen van de tijdlijn

1. De status van een activiteit wordt weergegeven.
2. De tijdlijn kan worden doorzocht.
3. Uitgebreide opmaak mogelijkheden voor notities.

Werken met wachtrijen is verbeterd

Wachtrijen in Microsoft Dynamics 365 CRM zijn overzichten met werkzaamheden of taken die door teams uitgevoerd dienen te worden. Wachtrijen worden vaak gebruikt voor service-aanvragen en activiteiten zoals taken en e-mails, maar kunt u ook toepassen voor verkoopkansen, orders enzovoorts. De records die in een wachtrij zijn geplaatst kunt u toewijzen aan uzelf of andere teamleden, zodat zichtbaar wordt wie aan welk record werkt.

Nu opent u records in een wachtrij één voor één om ze te kunnen bekijken. In releasewave 1 kunt u vanuit een geopend record terugkeren naar de wachtrij om een ander record te bekijken. U kan vervolgens door de lijst scrollen en records bekijken zonder ze eerste te openen.

Agendaweergave voor activiteiten

U kunt uw activiteiten bekijken in een gevisualiseerde agendaweergave.

Het bericht Releasewave 1 van 2020 voor Dynamics 365 CRM Sales verscheen eerst op Nauta Automatisering.

In dit blog heb ik een overzicht gemaakt van de nieuwe en geplande functies van release wave 2 van 2019 voor Dynamics 365 for Sales.

Visitekaartje scannen

Dit is een functie waar klanten zeer vaak om vroegen.

Met de snelle invoer-formulieren van potentiële klanten en contactpersonen kunt u met uw smartphone visitekaartjes scannen. De scanner analyseert de kaart op relevante informatie en werkt automatisch de overeenkomende velden in het systeem bij.

U kan instellen of gescande kaartjes bewaard moeten worden. Het kaartje is dan zichtbaar op het formulier van de contactpersoon of potentiële klant voor toekomstig gebruik.

Vereenvoudigd leadbeheer

In Dynamics 365 CRM wordt het leadbeheer uitgevoerd met het recordtype potentiële klanten.

• U kan nu zelf bepalen welke records aangemaakt moeten worden na de kwalificatie van een lead. Deze functionaliteit is terug van weggeweest. Vanaf CRM 2013 werd altijd een verkoopkans aangemaakt en dat maakte het recordtype potentiële klanten alleen geschikt voor verkoopprocessen. Met deze update zijn potentiële klanten ook te gebruiken voor andersoortige processen die geen betrekking hebben op verkoop.
• Als u een bestaande contactpersoon en/of account selecteert bij het aanmaken van een potentiële klant, dan worden velden zoals voornaam, achternaam, telefoonnummer enz. automatisch ingevuld.
• Notities en bijlagen die u heeft toegevoegd aan de potentiële klant, worden na kwalificatie zichtbaar op de tijdlijn van de verkoopkans.

Het tabblad documenten

Het tabblad documenten voor de SharePoint-map is op de formulieren geplaatst van contactpersonen, verkoopkansen, potentiële klanten en accounts. In plaats van gerelateerd / documenten klikt u nu op documenten.

Softphonekiezer

De softphonekiezer kan geïntegreerd worden met uw telefonieprovider, zodat u rechtstreeks vanuit uw browser nummers kan kiezen.

Het dialoogvenster “Afsluiten verkoopkans” kan aangepast worden

Ten behoeve van rapportages kunt u met dit formulier vastleggen waarom een verkoopkans verloren of binnengehaald is. Het formulier is aanpasbaar gemaakt, zodat u meer informatie kan vastleggen over de gesloten verkoopkans. Als voorbeeld heb ik het veld winstmarge toegevoegd. Met bedrijfsregels kunt u bepalen welke velden zichtbaar moeten zijn op de formulieren van “Afsluiten als binnengehaald” of “Afsluiten als gemist”.

De tijdlijn verbeteringen

De tijdlijn is het overzicht met activiteiten, berichten en notities.

• E-mails kunnen nu als gesprek op de tijdlijn weergegeven worden, zoals in Outlook.
• U kan e-mails als preview incl. afbeeldingen gemakkelijk inline bekijken.
• Activiteiten worden compacter weergegeven, zodat meer records op één scherm zichtbaar gemaakt kunnen worden.
• Activiteiten kunt u eenvoudig uitvouwen en samenvouwen.
• Het filteren is eenvoudiger en gebruiksvriendelijker gemaakt.

De formulier koptekst is beter leesbaar

De gegevens in een koptekst van een formulier zijn beter zichtbaar gemaakt. Er kunnen vier alleen-lezen velden geplaatst worden, die u met een klik bewerkbaar kan maken. De velden worden vet weergegeven.

Prijslijsten zijn optioneel gemaakt

U kunt producten toevoegen aan verkoopkansen, prijsopgaven, orders en facturen zonder een prijslijst.

Verbeterde afhandeling van foutmeldingen

Als een record niet opgeslagen kan worden, omdat een veld een fout bevat, verschijnt boven de opslaan knop de foutmelding. Met een klik op de foutmelding wordt de focus ingesteld op het betreffende veld. Voor de invoer van gegevens zijn daardoor minder klikken nodig.

Video

Het bericht Release wave 2 van 2019 voor Dynamics 365 for Sales verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Unified Interface

De Unified Interface is geïntroduceerd in Dynamics 365 CRM 9.0 en wordt in de voorjaar 2018 release beschikbaar gemaakt voor alle kern-recordtypen van het verkoopproces. Deze nieuwe interface volgt de principes van een responsive ontwerp, zodat de formulieren automatisch aangepast worden aan elk schermformaat. Met de Unified Interface kunt op uw smartphone op bijna dezelfde manier met de CRM gegevens werken als op uw desktop PC of tablet. Een app downloaden, installeren en leren gebruiken is niet meer nodig.

Enkele kenmerken van de Unified Interface

• De kolommen van een formulier worden op een mobiel apparaat onder elkaar geplaatst.
• Met een klik op een fase van een bedrijfsprocesstroom kunt u de details bekijken.
• Tabbladen voor de gerelateerde records en SharePoint documenten.
• Op uw mobiele apparaten kunt u met de nieuwe interface werken in de webbrowser of vanuit de mobile App.
• De Dynamics 365 App voor Outlook werkt ook met de Unified Interface.
• HTML opmaakmogelijkheden voor e-mails en e-mail sjablonen.
• Activiteiten en notities worden op één tijdlijn weergegeven in plaats van op verschillende tabbladen.

Relatie-inzichten

Relatie-inzichten bestaat uit de onderdelen Relatieassistent, Automatisch vastleggen en Contact per e-mail. In drie blogs leg ik uit wat de mogelijkheden zijn en hoe het werkt.

De onderdelen

• De Relatieassistent genereert actiekaarten. Deze kaarten houden u op de hoogte van bijvoorbeeld geopende e-mails en aankomende einddatums van verkoopkansen en activiteiten.
• Met Automatisch vastleggen worden e-mails in uw inbox, die relevant zijn voor een record, in het Dynamics 365 CRM systeem weergegeven.
• Met E-mail bijhouden kunt u zien wanneer uw bericht en de bijlage zijn geopend.

Het bericht Microsoft Dynamics 365 CRM for Sales voorjaar 2018 update verscheen eerst op Nauta Automatisering.

De Dynamics 365 CRM Online update bevat de volgende verbeteringen:

• De gebruikersinterface is verbeterd. Vooral het verwijderen van overbodige witruimte in de web-toepassing is een veelgevraagde aanpassing.
• Het is nu mogelijk om met geavanceerd zoeken records zonder gerelateerde records te vinden. Bijvoorbeeld accounts zonder orders of afspraken.
• In nieuwe optiesets kunnen meerdere waarden geselecteerd worden. Het is niet meer nodig om vergelijkbare functionaliteit met javascripts of nieuwe recordsoorten toe te voegen. In onderstaand voorbeeld zijn in het veld relatietype de waarden klant en leverancier geselecteerd.

• Nieuwe en verbeterde bedrijfsprocesstromen, waarmee gebruikers begeleid worden bij het uitvoeren van routinematige en terugkerende bedrijfsprocessen.
• Voor het aanpassen van de kleuren kunt u nu uit 3 verschillende standaardthema’s kiezen: Standaard, Blauw en Oranje. Het was al mogelijk om uw eigen kleurenschema en bedrijfslogo toe te voegen.
• Een nieuw Unified Interface is toegevoegd voor een optimale weergave en interactie op elk scherm, formaat en apparaat. Microsoft streeft ernaar om op elk apparaat dezelfde gebruikservaring te bieden.
• De Dynamics 365 CRM voor Outlook app is verbeterd en zal gebruik maken van de nieuwe Unified Interface. De CRM voor Outlook cliënt wordt binnenkort niet meer ondersteund.
• De nieuwe Dynamics 365 CRM Online mobiele app is gebaseerd op de Unified Interface.
• Er is een nieuwe LinkedIn connector beschikbaar, waarmee gebruikers van LinkedIn Lead gen Forms reacties op advertenties als potentiële klant in Dynamics 365 CRM kunnen aanmaken.
• De integratie met SharePoint is verbeterd. Gebruikers kunnen nu vanuit Dynamics 365 CRM software zelf sub-mappen aanmaken.
• Activiteiten en notities worden in de nieuwe Unified Interface op één tijdlijn weergegeven in plaats van op verschillende tabbladen.

Het bericht Nieuw in Microsoft Dynamics 365 CRM Online versie 9.0 verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Een nadeel van een nieuwe recordsoort ten opzicht van een standaard recordsoort was, dat activiteiten (taken, e-mails, afspraken enz.) niet zichtbaar waren bij de bovenliggende record (samenvouwweergave). Een e-mail bijvoorbeeld die gekoppeld was aan een kamer, werd niet zichtbaar bij de huurder.

In Dynamics 365 CRM V8.2 heeft Microsoft dat opgelost. Activiteiten die met betreft zijn gekoppeld aan een record van een nieuwe recordsoort, worden ook zichtbaar bij de bovenliggende account, contactpersoon of verkoopkans. Als voorbeeld heb ik een nieuwe recordsoort kamer aangemaakt met de velden oppervlakte en huurder. In onderstaande weergave worden de kamers met de huurders weergegeven.

Er is een taak aangemaakt voor kamer 1. Deze taak is zichtbaar op het tabblad activiteiten van de kamer.

Deze taak is echter niet zichtbaar bij de huurder.

Door de samenvouwweergave-optie van de relatie tussen contactpersoon en kamer in te stellen op -alle it. trapsgewijs- wordt de taak ook zichtbaar bij de huurder.

Als u alleen de activiteiten wilt zien die aan de contactpersoon (huurder) zijn gekoppeld, dan selecteert u in de gekoppelde weergave -alleen deze record-.

Conclusie

Microsoft Dynamics 365 CRM wordt geleverd met processen voor de verkoop, marketing en klantenservice. Met de samenvouwweergave-optie kunt u nu eerder besluiten om nieuwe recordsoorten toe te voegen, in plaats van bestaande recordsoorten een andere naam te geven en aan te passen.  Deze nieuwe functionaliteit is beschikbaar in Microsoft Dynamics 365 CRM Online 8.2 of hoger voor de recordsoorten account, contactpersoon en verkoopkans. Met de nieuwe samenvoegweergave-optie krijgen CRM gebruikers een beter overzicht van alle activiteiten.

Het bericht De samenvouwweergave voor nieuwe recordsoorten in Microsoft Dynamics 365 CRM Online verscheen eerst op Nauta Automatisering.

SharePoint is het documentenmanagement systeem van Microsoft en is een onderdeel van Office 365. De prijs van de bestandsopslag is voor SharePoint lager dan voor Dynamics 365 CRM. Dat maakt het aantrekkelijk om CRM en SharePoint te integreren en documenten van relaties op te slaan in SharePoint. Deze integratie heeft verder als voordeel dat u in CRM gebruik kan maken van de SharePoint-functionaliteiten voor het samenwerken rondom een document (versiebeheer, uitchecken enz.). De upgrade naar Dynamics 365/CRM 9.0 bevat een verbeterde SharePoint integratie.

Hoe de integratie werkt

CRM Records krijgen een map in een SharePoint documentenbibliotheek met sub-mappen voor de onderliggende records. Een account bijvoorbeeld krijgt een map met sub-mappen voor de verkoopkansen, offertes, aanvragen enz. In CRM worden bij de account alle documenten in één overzicht weergegeven incl. die van de onderliggende records.

CRM en SharePoint integratie verbeteringen

• U kunt nu vanuit  Dynamics 365 CRM software zelf sub-mappen aanmaken, hernoemen en verwijderen. (Belangrijk is dat de namen van de automatisch aangemaakte mappen niet veranderd worden.)
• Documenten van een account kunt u met of zonder de documenten van de onderliggende records weergeven. In de huidige CRM versie ziet u altijd alle documenten van alle onderliggende records in één overzicht.
• Sub-mappen zijn vanuit CRM zichtbaar, zodat u eenvoudig naar de sub-mappen van de onderliggende records kan navigeren om documenten toe te voegen. Het is niet meer nodig om eerst in CRM de onderliggende record (bijvoorbeeld verkoopkans) de openen om een document toe te voegen. Ook de sub-mappen die door SharePoint gebruikers zijn toegevoegd zijn in CRM zichtbaar.

Het bericht De integratie tussen Microsoft Dynamics 365 CRM Online en SharePoint is verbeterd verscheen eerst op Nauta Automatisering.

De onderdelen:

• De Relatieassistent genereert actiekaarten. Deze kaarten houden u op de hoogte van bijvoorbeeld geopende e-mails en aankomende einddatums van verkoopkansen en activiteiten.
• Met Automatisch vastleggen worden e-mails in uw inbox, die relevant zijn voor een record, in het Dynamics 365 CRM systeem weergegeven.
• Met E-mail bijhouden kunt u zien wanneer uw bericht en de bijlage zijn geopend.

Het bericht Relatie-inzichten in Dynamics 365 CRM Online verscheen eerst op Nauta Automatisering.

De functionaliteiten

De relatieassistent genereert actiekaarten, waarmee u op de hoogte wordt gebracht van bijvoorbeeld geopende e-mails en aankomende einddatums van verkoopkansen en activiteiten. Deze actiekaarten worden direct zichtbaar nadat u bent ingelogd en na het openen van een record. In de actiekaartcarrousel van een dashboard kunt u door de actiekaarten bladeren, een actiekaart met een muisklik negeren of uitstellen of het betreffende record openen. De momenten waarop de kaarten moeten verschijnen, kunt u in uw persoonlijke instellingen aanvinken.

Lees ook: Relatie-inzichten in Dynamics 365/CRM Online.

Het bericht De relatieassistent in Microsoft Dynamics 365 CRM Online verscheen eerst op Nauta Automatisering.

E-mails in uw inbox die relevant zijn voor een record, worden in Microsoft Dynamics 365 CRM Online weergegeven tussen de bijgehouden e-mails en andere activiteiten. De berichten zijn alleen zichtbaar voor u. Een e-mail kan met één klik gedeeld worden met uw collega’s in Dynamics 365 CRM.

Waar en bij welke records worden de e-mails zichtbaar?

• Automatisch vastgelegde berichten worden weergeven in de kolom activiteiten van een contactpersoon, verkoopkans, potentiële klant, aanvraag en nieuwe recordsoorten.
• E-mails in uw inbox worden zichtbaar bij een record, als het e-mail adres van een gekoppelde contactpersoon in de e-mail velden Aan, CC of Van voorkomt. Als u bijvoorbeeld een verkoopkans opent, dan ziet u de berichten in uw inbox die u heeft ontvangen van of verzonden naar de primaire contactpersoon of een belanghebbende.
• Deze e-mails hebben de status Niet bijgehouden. Alleen u kunt deze e-mail zien. Met een klik op bijhouden worden ze geconverteerd naar een in CRM bijgehouden e-mail en naar de database gekopieerd.
• Automatisch vastgelegde e-mails ziet u ook bij de contactpersoon.

Deze functie is standaard ingeschakeld en kunt u in uw persoonlijke opties uitschakelen.

Het bericht Automatisch vastleggen in Microsoft Dynamics 365 CRM Online verscheen eerst op Nauta Automatisering.