Volg deze stappen om uw Power App, zoals CRM voor Microsoft 365 en het Ticketsysteem aan Teams toe te voegen:

Vanuit Power Apps

• Meld u aan bij Power Apps en selecteer in het menu de optie Apps.
• Zoek de app die u wilt delen in Teams en klik op Meer acties (…).
• Selecteer vervolgens Toevoegen aan Teams om de app te integreren.

Selecteer Toevoegen om de app toe te voegen als een persoonlijke app. Wilt u de app binnen een bestaand kanaal of gesprek toevoegen? Kies dan voor Toevoegen aan een team of Toevoegen aan een chat om de app als een tabblad te integreren. Hierdoor kunt u de app eenvoudig gebruiken binnen de context van uw team of gesprek, wat de samenwerking en toegang tot informatie vereenvoudigt.

Selecteer het Team en het kanaal en klik dan op Tab instellen en in het volgende scherm op Opslaan.

Het tabblad ‘CRM voor Office 365’ is automatisch aangemaakt in het bestaande kanaal ‘Algemeen’ van het team ‘Power Apps’. Dit tabblad biedt directe toegang tot de CRM-functionaliteiten, zoals het beheren van klantgegevens, het volgen van leads, en het analyseren van verkoopactiviteiten.

Een Power App die u als persoonlijke app hebt toegevoegd in Microsoft Teams, kan in een volledig scherm worden weergegeven.

Vanuit Microsoft Teams

Een alternatieve methode voor een Power Apps Teams integratie: Klik in een Team of Chat op het + symbool om een nieuw tabblad toe te voegen. Selecteer vervolgens Power Apps uit de lijst om uw app toe te voegen.

Selecteer Modelgestuurde apps.

Selecteer uw Modelgestuurde app en klik op Opslaan.

Met CRM voor Microsoft 365 kunt u contactpersonen, verkoopkansen en supportaanvragen beheren, allemaal binnen de vertrouwde Microsoft-omgeving. Deze krachtige app stelt uw sales- en supportteams in staat om klantgegevens centraal op te slaan en te beheren, waardoor uw processen efficiënter verlopen. U kunt verkoopkansen vanaf het eerste contact tot aan de uiteindelijke deal volgen, met real-time inzicht in de voortgang. Supportaanvragen worden snel geregistreerd, waardoor uw teams efficiënter kunnen werken. Dankzij de integratie met andere Office 365-applicaties wordt samenwerking binnen uw organisatie vereenvoudigd, wat zorgt voor betere besluitvorming en een gestroomlijnde workflow.

Het bericht Een modelgestuurde Power App toevoegen aan Microsoft Teams verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Groeperen

U kunt gegevens groeperen op basis van een enkele kolom. Standaard zijn de groepen samengevouwen, maar u kunt ze eenvoudig uitvouwen en weer samenvouwen.

In de onderstaande weergave van verkoopkansen in de Power App CRM voor Microsoft 365 zijn de verkoopkansen gegroepeerd op de kolom ‘Productsoort’.

Groeperen en aggregeren

Met ‘Totalen’ kunt u één of meer kolommen aggregeren. Gebruikers kunnen kiezen uit Gemiddelde, Maximum, Minimum of Som.

In deze weergave worden de totalen van de kolommen ‘Geschatte omzet’ en ‘Gewogen omzet’ getoond voor alle actieve verkoopkansen, zowel in het totaal als per productsoort.

Het bericht Gegevens groeperen en aggregeren in Dynamics 365 CRM en Power Apps verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Hier kunt u lezen bij welke Office 365 en Dynamics 365 CRM licenties Microsoft Flow meegeleverd wordt.

Als voorbeeld heb ik een flow gemaakt, waarmee contactgegevens worden overgezet van Microsoft Dynamics 365 CRM naar MailChimp. De flow wordt gestart, nadat in CRM een contactpersoon is aangemaakt of gewijzigd en het veld “nieuwsbrief” is aangevinkt.

U kan Microsoft Flow starten vanuit het Office 365 menu of in Dynamics 365 CRM.

Klik op “Nieuw” en selecteer “Leeg item maken”.

Zoek de Dynamics 365 connector en selecteer de trigger “Wanneer een record wordt aangemaakt of bijgewerkt”.

Selecteer uw Dynamics 365 CRM organisatie en de entiteit contactpersonen. Klik vervolgens op “Nieuwe stap”.

Selecteer de actie “Voorwaarde”.

Met deze voorwaarde wordt gecontroleerd of het veld “Nieuwsbrief” is aangevinkt.

Selecteer in de vertakking “Indien ja” de MailChimp connector en meld u aan. Selecteer vervolgens de actie “Lid aan lijst toevoegen”.

Selecteer de lijst en status. Klik in de overige velden op “Dynamische inhoud toevoegen” en selecteer de overeenkomstige velden in Dynamics 365 CRM.

De volledige Flow

Het resultaat

In Dynamics 365 CRM is het veld “Nieuwsbrief” aangevinkt.

De gegevens zijn overgezet naar een lijst in MailChimp.

Zie ook “Met Microsoft Flow de gegevens van een contactformulier opslaan in Dynamics 365 CRM”.

Het bericht Microsoft Flow en Dynamics 365 CRM verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Power Apps Portal

Sinds kort kunt u via de Power Apps Portal velden van het gegevenstype automatisch nummeren aanmaken. De Power Apps Portal is de nieuwe beheeromgeving; automatisch nummeren velden kunt u niet met de klassieke interface aanmaken.

Een automatisch nummeren veld aanmaken

Ga in de Power Apps naar gegevens / entiteiten / account / velden en klik dan op +Veld toevoegen. In de lijst met gegevenstypen selecteert u vervolgens Automatisch nummeren.

Een automatisch nummeren veld configureren

Het type automatisch nummeren kan bestaan uit een tekenreeks, een datum of een aangepast type. Met aangepast kunt u een volgnummer, de datum en een willekeurige tekenreeks combineren. De seedwaarde is de beginwaarde van het volgnummer.

Een bestaand veld omzetten naar automatisch nummeren

U kan ook een bestaand veld, zoals het accountnummer veranderen in een automatisch nummeren veld.

Voorbeeld

Zodra u een nieuw account-record opslaat, wordt het veld accountnummer automatisch ingevuld met het door u gedefinieerde nummer.

Het bericht Automatisch nummeren in Dynamics 365 CRM verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Power BI is een softwareservice van Microsoft, waarmee u gegevens uit verschillende gegevensbronnen kan samenvoegen in rapporten met visualisaties.

Gegevensconnectors in Power BI

Van een groot aantal verschillende bronnen zijn de gegevensconnectoren standaard beschikbaar in Power BI, zodat u eenvoudig verbinding kan maken. De gegevensbronnen worden voortdurend uitgebreid en zijn ingedeeld in gegevenstypen zoals bestand, database, Azure en onlineservices.
In deze blog heb ik een voorbeeld uitgewerkt met omzetcijfers in een Excel-werkblad en account-gegevens in Dynamics 365 CRM software.

De onderdelen van Power BI

Power BI bestaat uit Power BI desktop voor Windows, de online SaaS service Power BI-service en de mobiele Power BI-apps voor iOS- en Android- apparaten.

Power BI Desktop gebruikt u voor het maken en vervolgens publiceren van rapportages naar de Power BI-service. De rapporten kunt u in Power BI-service bekijken en delen en met de mobiele apps onderweg gebruiken.

Sales Analytics for Dynamics 365

In de Power BI-service kunt u voor een groot aantal softwareservices apps downloaden. Een app bestaat uit dashboards en rapporten met kant-en-klare visualisaties.

Om de app Sales Analytics for Dynamics 365 te downloaden klikt u in de navigatiebalk van Power BI-service op apps en vervolgens op Meer apps uit Microsoft AppSource downloaden. klik op Sales Analytics for Dynamics 365 nu downloaden en maak verbinding met uw Dynamics 356 CRM Online omgeving. De visualisaties en dashboards van deze app kunt u in CRM op persoonlijke dashboards plaatsen.

Apps voor Power BI in Microsoft AppSource.

Het dialoogscherm om verbinding te maken met uw Dynamics 365 CRM omgeving.

Sales Analytics for Dynamics 365.

Voorbeeld rapportage

Als voorbeeld heb ik in Power BI met de omzetgegevens uit een Excel werkblad en accountgegevens uit Dynamics 365 CRM een rapport met visualisaties gemaakt. Vervolgens heb ik in CRM de visualisaties op een persoonlijk Dynamics 365-dashboard geplaatst.

De stappen:

• In Power BI desktop de gegevens ophalen met de connectors voor Excel en Dynamics 365 CRM.
• De kolommen kiezen.
• De query’s samenvoegen.
• Visualisaties toevoegen.
• Publiceren naar de Power BI-service.
• In Power BI-service een dashboard maken en de visualisaties erop pinnen.
• In Dynamics 365 CRM dashboards maken.

Selecteer in Power BI desktop Gegevens ophalen en dan de connector voor Excel en klik op Verbinding maken. Selecteer vervolgens het bestand.

Selecteer in Power BI desktop Gegevens ophalen en vervolgens van het gegevenstype Onlineservices de connector voor Dynamics 365 (online). Klik dan op Verbinding maken.

Ga in Dynamics 365 CRM naar instellingen/aanpassingen/resources voor ontwikkelaars en kopieer de web-API URL. Plak de url in dit dialoogscherm.

De recordtypen in Dynamics 365 CRM worden als tabellen weergegeven. De tabel accounts is geselecteerd en alle records en kolommen worden geladen.

U kan de kolommen kiezen die u wilt behouden met Kolommen kiezen.

Klik dan op query’s samenvoegen en selecteer de tabel uit het Excel werkblad en de overeenkomende kolommen met unieke waarden (telephone1 en telefoonnummer1).

Klik op Sluiten en toepassen links bovenin.

Klik links in het navigatiemenu op rapport, selecteer de visualisaties en de velden die u wilt weergeven.

Selecteer vervolgens “publiceren”.

Het rapport in Power BI-service.

De visualisaties zijn interactief, zodat u de gegevens van één of meerdere geselecteerde records kan bekijken.

Klik op een visualisatie en pin hem op een bestaand dashboards of maak een nieuw Power BI-dashboard aan.

In Dynamics 365 CRM kunt u persoonlijke dashboards maken met Power BI visualisaties of Power BI-dashboards. Klik in de weergave met dashboards op nieuw en selecteer Power BI-dashboard.

Selecteer het Power BI-dashboard.

Het Power BI-dashboard in Dynamics 365 CRM.

Klik in de weergave met dashboards op nieuw en selecteer deze keer Dynamics 365-dashboard. Kies een indeling en klik op Een power BI-tegel toevoegen aan het dashboard.

Selecteer uw Power BI-dashboard en een visualisatie als tegel.

Het resultaat is een Dynamics 365 CRM dashboard met de gefactureerde omzet uit Power BI en de verkooppipeline in CRM.

Conclusie

Power BI is geïntegreerd met Microsoft Dynamics 365 CRM, zodat u op een eenvoudige manier uw klantinformatie kan verrijken met gegevens uit Power BI.

Klik hier voor een overzicht van alle gegevensbronnen in Power BI.

Het bericht Power BI geïntegreerd met Dynamics 365 CRM Online verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Hiërarchische weergave voor accounts

Onderstaand voorbeeld laat een hiërarchische weergave zien van accounts (bedrijven) en sub-accounts (dochterondernemingen). De records worden als tegels met het aantal open verkoopkansen en de totale geschatte omzet weergegeven.

Werken met hiërarchische weergaven

Er worden maximaal 3 hiërarchische niveaus gelijktijdig getoond. Links in het scherm kunt door de hiërarchie navigeren en een record selecteren. Het huidige niveau en de bovenliggende en onderliggende accounts, worden vervolgens als tegels weergegeven. U kunt het niveau ook veranderen door op een tegel te klikken.
U kunt een record openen, door op het icoon rechtsboven in een tegel te klikken. Een record kan worden geselecteerd door rechts onderin een tegel een vinkje te zetten, waarna een opdrachtbalk verschijnt met opties zoals toewijzen, bewerken, volgens enz.

Een hiërarchie weergeven

In een weergave of formulier ziet u aan het icoon voor de optie Hiërarchie weergeven, dat een record onderdeel uitmaakt van een hiërarchie. Met een klik hierop, wordt de hiërarchie weergegeven.

In een tegel kunnen maximaal 4 velden worden weergegeven. Het is echter mogelijk meerdere formulieren aan te maken, die in de weergave selecteerbaar zijn. In onderstaand voorbeeld worden de accounts weergegeven met contactgegevens in plaats van verkoopgegevens.

Live organigram

Met het live organigram in de Unified Interface kunt u voor een account een hiërarchie bouwen.

Klik op Organigram openen

Als de hiërarchie nog niet is ingesteld, dan hebben de contactpersonen hetzelfde niveau. Na dubbelklikken op de manager-positie krijgt u een opzoekveld, waarmee u een bestaande contactpersoon kan selecteren of een nieuwe aanmaken.

Dubbelklik op manager.

Het opzoekscherm.

In dit voorbeeld heb ik van de bestaande contactpersoon Stubberöd de manager gemaakt.

U kunt vervolgens een contactpersoon over een andere contactpersoon slepen om hem daarvan ondergeschikt te maken.

In het organigram kunt u:

• Dubbelklikken op een contactpersoon om de gegevens te bekijken.
• Vertakkingen inklappen en uitklappen.
• Inzoomen met het muiswiel.
• Contactpersonen met slepen en neerzetten verplaatsen naar een nieuwe positie.
• Contactpersonen verwijderen uit het organigram inclusief de koppeling naar de account.

Deze pagina is bedoeld als lesmateriaal voor de gepersonaliseerde CRM training.

Het bericht Hiërarchische weergaven – Dynamics 365 CRM software verscheen eerst op Nauta Automatisering.

De belangrijkste kenmerken en functionaliteiten

• E-mailingen maken met aanpasbare sjablonen.
• Interactieve klantenreizen ontwerpen, waarmee u e-mailingen kan versturen en de vervolgacties kan automatiseren.
• Evenementen organiseren en beheren.
• Met leadscoreregels op basis van reacties op e-mailingen en websitebezoeken de beste potentiële klanten identificeren en doorsturen naar de verkoop.
• Klantenfeedback verzamelen met onlineonderzoeken.
• Potentiële klanten importeren vanuit LinkedIn.
• Dynamics 365-portal waarmee u evenementen, marketingpagina’s en online-onderzoeken kan publiceren.

Met een klantenreis in Dynamics 365 voor Marketing kunt u definiëren wie een bericht krijgt en wanneer. Als de klant vervolgens bijvoorbeeld de website bezoekt, dan kan met een trigger een vervolgactie geactiveerd of ingepland worden. Op deze manier kan er op een gepersonaliseerde manier automatisch gecommuniceerd worden.

In onderstaand voorbeeld maak ik in Dynamics 365 voor Marketing een aanmeldpagina aan voor de nieuwsbrief en verstuur ik met een klantenreis een wekelijkse nieuwsbrief.

De stappen:

• Een marketinglijst maken.
• De marketinglijst op een marketingformulier plaatsen.
• Het formulier toevoegen aan een marketingpagina.
• Een abonneecentrum toevoegen.
• Een gepersonaliseerde e-mail maken.
• De e-mailing versturen met een klantenreis

Als eerste maakt u een marketinglijst aan van het type abonnement. Deze marketinglijst kan als een veld op een marketingformulier geplaatst worden, zodat contactpersonen zichzelf kunnen aan- en afmelden. 

Vervolgens maakt u een marketingformulier aan. De marketinglijst plaatst u als een veld op het formulier, zodat contactpersonen zich kunnen aanmelden. De ingevoerde gegevens van de contactpersoon worden automatisch toegevoegd aan uw klantendatabase.

Het formulier plaatst u op een marketingpagina. Een marketingpagina is een webpagina die wordt gehost door Microsoft. Een marketingpagina kunt u op uw eigen website publiceren zonder een iFrame.

Vervolgens maakt u een marketingformulier aan van het type abonneecentrum en sleept u de abonnement-marketinglijst op het formulier. 

Met het marketingformulier maakt u een marketing-webpagina aan van het type abonneecentrum. Met deze pagina kunnen bestaande contactpersonen hun communicatievoorkeuren en contactgegevens bijwerken. Een abonneecentrum bevat altijd een niet e-mailen aanvinkveld, waarmee een contactpersoon zich kan afmelden voor alle bulk-emails. Een contactpersoon heeft alleen toegang tot deze pagina via een link in een e-mail. Het abonneecentrum kunt u toevoegen aan een klantenreis, zodat de link naar het formulier wordt toegevoegd aan alle verzonden e-mails.

Vervolgens maakt u een gepersonaliseerde marketing e-mail.

Als laatste stap maakt u de klantenreis aan. Nadat u met slepen en neerzetten de marketinglijst, de personaliseerde marketing-email en het abonneecentrum toegevoegd heeft klikt u op “Live gaan” en worden de berichten verzonden.

Het bericht Dynamics 365 voor Marketing verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Start Microsoft Forms en klik op “Nieuw formulier”. Geef het formulier een naam en voeg de velden toe. In mijn voorbeeld heb ik de velden voornaam, achternaam, tussenvoegsel, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer als tekstvelden toegevoegd.

Klik vervolgens op “delen”, selecteer “iedereen met de koppeling kan antwoorden” en de optie invoegen. Kopieer de code en plak deze in uw webpagina.

Start Microsoft Flow en klik op “nieuw” en dan op “Leeg item maken”.

Zoek op Microsoft Forms en selecteer de trigger “Wanneer er een nieuwe reactie wordt verzonden”.

Selecteer uw contactformulier en voeg een volgende actie toe met een klik op het + teken.

Zoek en selecteer de actie “Reactiedetails ophalen”, kies uw contactformulier en de lijst met reactiemeldingen.

Voeg opnieuw een actie toe, zoek op “Dynamics”en selecteer de actie “Een nieuw record maken”. Selecteer uw organisatie en de entiteit “Potentiële klanten” (leads) en selecteer de velden uit uw contactformulier. Sla dan uw stroom op en klik op “testen”.

De volledige Flow.

Het ingevulde contactformulier.

Met de gegevens is een potentiële klant aangemaakt.

Het bericht Met Microsoft Flow de gegevens van een contactformulier opslaan in Dynamics 365 CRM verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Met een wachtrij kunt u:

• werkzaamheden toewijzen aan een team;
• inzichtelijk maken wie aan welke opdracht of taak werkt;
• verschillende recordsoorten zoals taken, e-mails en aanvragen in één overzicht bekijken;
• binnenkomende e-mails voor het algemene e-mail adres van een team efficiënt afhandelen;
• e-mails beantwoorden met het e-mail adres van het team;
• wachtrijen aanmaken voor medewerkers met specifieke kennis van producten of diensten;
• aanvragen met een hoge prioriteit naar een escalatie-wachtrij routeren;
• ontvangen e-mails automatisch opslaan in Dynamics 365 CRM en converteren naar verkoopkansen of aanvragen.

Met de opties “regels voor automatisch aanmaken en bijwerken van records” en “regelverzamelingen voor doorsturen” kunnen van binnenkomende e-mails automatisch aanvragen gemaakt en naar een wachtrij gerouteerd worden.

Een verkorte handleiding

Een service-aanvraag in een wachtrij plaatsen.

Type of selecteer de wachtrij

Een wachtrij-item kiezen om aan te werken. Kies een filter( bijvoorbeeld “alle items”) en selecteer vervolgens de wachtrij. Selecteer in het overzicht een wachtrij-item en klik op “kiezen”

Kies “nee” als de record in de wachtrij zichtbaar moet blijven. In de kolom “bewerkt door” ziet u wie aan de record werkt. De record kan met “vrijgeven” weer beschikbaar gemaakt worden aan het team.

Een gekozen wachtrij-item wordt zichtbaar in de weergave “Items waaraan ik werk”.

Een wachtrij-item weer beschikbaar maken met vrijgeven. Selecteer de record en klik op vrijgeven.

Selecteer “ja” in onderstaand tussenscherm als het item verwijderd moet worden na het kiezen van een wachtrij-item. De betreffende record (aanvraag, e-mail enz.) wordt niet verwijderd en terugplaatsen in de wachtrij moet handmatig. Een aanvraag zie je in bijvoorbeeld de weergave “mijn actieve aanvragen”.

Een wachtrij-item van het type e-mail converteren naar een aanvraag. Open de e-mail en klik op “converteren naar”.

Selecteer eventueel een andere klant of maak een nieuwe aan. kies “taakstatus wijzigen in voltooid en formulier sluiten” nee als de e-mail in de wachtrij moet blijven. Klik op converteren.

Een andere klant selecteren of een nieuwe aanmaken.

Een wachtrij-item item toewijzen aan een gebruiker of andere wachtrij.

Selecteer het “wachtrij-item en klik op “route”.

Selecteer een wachtrij of gebruiker.

Naar een wachtrij

Naar een gebruiker of team

Het bericht Wachtrijen in Microsoft Dynamics 365 CRM verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Inhoud

• Met CRM records werken in Microsoft Dynamics CRM voor Outlook.
• Synchroniseer contactpersonen, taken en afspraken tussen CRM en Outlook.
• Maak CRM contactpersonen, taken en afspraken aan in Outlook.
• Verstuur e-mails en archiveer ze met Microsoft Dynamics CRM voor Outlook.
• Werk offline met Microsoft Dynamics CRM software voor Outlook.
• Definieer een lokale gegevensgroep.

Met CRM records werken in Microsoft Dynamics CRM voor Outlook.

1. Ribbon
2. Weergave tabbladen
3. Snelzoeken
4. Filter
5. Lijst
6. Leesvenster / voorbeeldweergave
7. Applicatie folder /navigatievenster

Tabs en weergaven

• Alle records in een weergave worden getoond en is niet gelimiteerd aan 250.
• Een tabblad kan als standaard ingesteld worden met de pin of verwijderen met x.

Filteren

• Dubbele pijl naast de knop “filteren” om de toegepaste filters te tonen.
• Sla veranderingen in het filter op met “filter opslaan” of voor een nieuwe weergave “filter als nieuw weergave opslaan”. De nieuwe weergave verschijnt onder mijn weergaven.
• Sorteren, kolommen toevoegen, filteren, categoriseren, groeperen en opmaken zijn beschikbaar met rechts-klikken op een weergave, of veld. Ga voor alle instellingen naar de “weergave-instellingen” knop in het lint.

• Kolommen: De velden van Dynamics CRM staan in “gebruikersvelden in map”.
• Groeperen op: records in groepen tonen. Alle contacten per woonplaats bijvoorbeeld.
• Sorteren: Oplopend of aflopend voor 4 velden.
• Overige instellingen: Lettertypen van een kolom of rij wijzigingen.
• Voorwaardelijke opmaak: Bijvoorbeeld alle verkoopkansen met een waarde groter dan € 20.000,- in rood weergaven.
• Kolommen opmaken: Breedte instellingen. Kan ook in een weergave door met de muis de kolom breder te “trekken”. Verplaatsen van een kolom kan met “slepen”.

Synchroniseer contactpersonen, taken en afspraken.

• Als je een contactpersoon in CRM aanmaakt, kan het systeem automatisch een kopie als Outlook contactpersoon aanmaken.
• Geactualiseerde gegevens van Outlook contactpersonen, taken en afspraken worden uitgewisseld met CRM zodra het record wordt opgeslagen.
• CRM contactpersonen, taken en afspraken kunnen worden gebruikt op een mobiele telefoon die met Outlook gesynchroniseerd is.
• De CRM activiteiten fax, brief en telefoongesprek worden naar Outlook gekopieerd als taak.
• Synchronisatie vindt om de 15 minuten automatisch plaats of kan handmatig in gang worden gezet.
• Alleen Outlook contactpersonen, taken en afspraken waarvoor je Bijhouden in CRM geselecteerd hebt, worden gesynchroniseerd met CRM.

Outlook contactpersoon, taak of afspraak aanmaken en naar CRM kopiëren.

1. Maak een Outlook contactpersoon aan zoals je gewend bent.
2. Klik op bijhouden in CRM.
3. Selecteer bovenliggend item en kies het bovenliggende account.
4. Met weergeven in CRM of Bovenliggend item weergeven open je de contactpersoon in CRM of het bovenliggende account.

Outlook taken en afspraken aanmaken en bijhouden in CRM.

• Afspraken en taken in CRM bijhouden gaat op een vergelijkbare wijze. Een Outlook taak kan als taak, telefoongesprek, brief of fax in CRM worden bijgehouden.
• In CRM aangemaakte contactpersonen en activiteiten worden naar Outlook gekopieerd.

Outlook taken toewijzen en bijhouden in CRM.

Nadat u de taak hebt toegewezen en bijgehouden, is de persoon aan wie u de taak hebt toegewezen, de eigenaar. De eigenaar kan aan de taak werken in CRM of Outlook. Wanneer een taakeigenaar een taak bijwerkt, worden alle kopieën van de taak bijgewerkt, inclusief kopieën van eerdere eigenaars. Van een voltooide taak wordt een statusrapport verzonden naar de eerdere eigenaar(s).
Kies taak beheren / taak toewijzen. Type vervolgens de naam of het email adres of klik op de knop aan en selecteer een naam.

• Een toegewezen taak kan niet als een telefoongesprek, brief of fax in CRM worden bijgehouden.
• Een bijgehouden taak kan niet aan meer dan 1 persoon worden toegewezen.
• Als de nieuwe eigenaar de bijgehouden taak aan iemand anders toewijst, wordt de taak uit CRM verwijderd.
• Als de toewezen taak wordt geweigerd, ontvangt u een bericht. U wordt opnieuw eigenaar door het bericht te openen en te klikken op terug naar taaklijst.
• De nieuwe eigenaar kan een statusrapport sturen met statusrapport verzenden.

E-mail verzenden en bijhouden in Microsoft Dynamics CRM voor Outlook.

• Klik op bijhouden in CRM en vervolgens op verzenden. Het bericht wordt op basis van het e-mail adres in CRM gekoppeld aan een lead, contactpersoon, bedrijf, wachtrij, CRM gebruiker of opslagruimte/apparatuur.
• Met betreft instellen kun je het e-mail bericht handmatig koppelen aan een record van een ander recordtype, bijvoorbeeld een order of verkoopkans.
• Het is ook mogelijk een sjabloon, knowledge base artikel of verkoop documentatie toe te voegen.

Een e-mail adres opzoeken van een CRM record: Klik op aan en selecteer vervolgens het Microsoft Dynamics CRM adresboek.

Zoek snel een e-mail adres door eenvoudigweg een naam te typen en vervolgens op namen controleren te klikken.

Ontvangen e-mail bewaren: Selecteer in je postvak-in één of meerdere e-mail berichten en klik op bijhouden in CRM. Eventueel kun je nog met betreft een specifiek recordtype en record kiezen.

Een ontvangen of verzonden e-mail waarvan het e-mail adres in CRM niet is gevonden, kan als contactpersoon of potentiële klant aangemaakt worden.

Een ontvangen of verzonden e-mail waarvan het e-mail adres in CRM niet is gevonden, kan handmatig aan een record gekoppeld worden. Klik in een gearchiveerde e-mail op weergeven in CRM. Klik vervolgens op het rood weergegeven e-mail adres en maak het dialoogscherm af.

Offline werken met Microsoft Dynamics CRM voor Outlook.

Er zijn twee Microsoft Dynamics CRM voor Outlook versies:

1. De online versie. Geschikt voor computers die altijd verbinding hebben met de server.
2. De offline versie. Deze versie heeft een lokale database en is geschikt voor offline gebruik.

Offline gaan: Een deel van de database wordt naar de lokale database van het notebook gekopieerd en je beschikt over bijna alle functionaliteiten van CRM. Standaard worden de
Online gaan: CRM detecteert automatisch welke records met de CRM server gesynchroniseerd moeten worden ( nieuwe en gewijzigde records) en welke met de lokale database.

Bij de eerste keer dat u off-line gaat, verschijnt dit dialoogscherm:

Selecteer deze optie om sneller offline te kunnen gaan en om toch over actuele offline gegevens te kunnen beschikken in het geval de verbinding onverwachts verbroken wordt.

Lokale datagroepen aanmaken of veranderen.

• Offline versie: Met lokale gegevensgroepen bepaal je welke gegevens naar de lokale database gekopieerd worden. De lokale gegevensgroepen kunnen alleen worden aangemaakt of veranderd als je online bent.
• Online versie: De lokale datagroepen worden gebruikt om te bepalen welke records naar Outlook gekopieerd moeten worden. Standaard worden alleen contactpersonen waarvan je eigenaar bent gekopieerd, en kun je bijvoorbeeld veranderen in alle contactpersonen.

Bekijk ook CRM voor Office 365 indien u op zoek bent naar een CRM oplossing met Outlook- en Office 365 integratie.

Het bericht Microsoft Dynamics 365 CRM voor Outlook handleiding verscheen eerst op Nauta Automatisering.