Stel dat een klant een e-mail stuurt die van toepassing is op meerdere support-aanvragen; eerder kon u deze e-mail slechts aan één record koppelen. Met de nieuwe functie kunt u via de kolom ‘Verwant’ de e-mail aan meerdere records koppelen. Dit zorgt ervoor dat de e-mail wordt weergegeven in de tijdlijn van alle gekoppelde records.

Let op: Deze functie wordt momenteel alleen ondersteund voor e-mails.

De kolom ‘Verwant’ is standaard niet toegevoegd aan het e-mailformulier. Als u wilt dat gebruikers deze nieuwe kolom kunnen gebruiken, dient u deze handmatig toe te voegen aan het e-mailformulier.

Zodra u de kolom ‘Verwant’ aan het formulier hebt toegevoegd, kunnen gebruikers een e-mailrecord koppelen aan andere gerelateerde records, zoals support-aanvragen of verkoopkansen, waardoor u meer flexibiliteit en overzicht creëert in uw processen.

Het bericht E-mails koppelen aan meerdere records verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Groeperen

U kunt gegevens groeperen op basis van een enkele kolom. Standaard zijn de groepen samengevouwen, maar u kunt ze eenvoudig uitvouwen en weer samenvouwen.

In de onderstaande weergave van verkoopkansen in de Power App CRM voor Microsoft 365 zijn de verkoopkansen gegroepeerd op de kolom ‘Productsoort’.

Groeperen en aggregeren

Met ‘Totalen’ kunt u één of meer kolommen aggregeren. Gebruikers kunnen kiezen uit Gemiddelde, Maximum, Minimum of Som.

In deze weergave worden de totalen van de kolommen ‘Geschatte omzet’ en ‘Gewogen omzet’ getoond voor alle actieve verkoopkansen, zowel in het totaal als per productsoort.

Het bericht Gegevens groeperen en aggregeren in Dynamics 365 CRM en Power Apps verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Teams en kanalen

Met kanalen kunt u team-discussies groeperen. De naam van een kanaal kan bijvoorbeeld het discussieonderwerp, project of de locatie zijn. Een kanaal heeft tabbladen voor documenten en (chat)gesprekken. Met tabbladen kunt u andere services toevoegen, zodat het team op de hoogte gehouden wordt van updates van bijvoorbeeld RSS-feeds, Yammer, Twitter, Facebook-pagina’s, Dynamics 365 CRM-records enzovoorts.

De integratie met Dynamics 365 CRM

Om de integratie met Teams in te schakelen, stelt u onderstaande velden op het tabblad algemeen van de Dynamics systeeminstellingen in op ja.

Vervolgens ziet u in een Dynamics 365 CRM-weergave of op het formulier van een geopend record de knop samenwerken.

Met een muisklik op de knop samenwerken wordt een wizard gestart, waarmee de weergave of record gekoppeld kan worden aan nieuw of bestaand kanaal van een team. U kunt ook een nieuw team aanmaken.

De eigenaar en de Dynamics 365 CRM gebruikers met wie de record is gedeeld, kunt u tijdens het doorlopen van de wizard selecteren en aan een nieuw team toevoegen. De teamleden kunnen dan samenwerken aan bijvoorbeeld een offerte of verkoopkans.

Tabblad voor Dynamics 365 CRM

De Dynamics 365 CRM weergave of -record wordt zichtbaar op een tabblad van het Teams-kanaal. U kunt ook vanuit Microsoft Teams een Dynamics 365 CRM-weergave of -record op een tabblad plaatsen.

De functies

• Het formulier van de gekoppelde Dynamics 365 CRM-record of de Dynamics 365 CRM-weergave wordt zichtbaar op het tabblad van een Teams-kanaal. (Figuur 1).
• Documenten van het Teams-kanaal (figuur 3) en de verbonden
  Dynamics 365 CRM-record(s) (figuur 2) worden uitgewisseld.
• Documenten kunnen per e-mail toegevoegd worden aan de documenten van het Teams-kanaal.
• Vanuit Dynamics 365 CRM kunt u naar het Teams kanaal navigeren door te klikken op samenwerken. (Figuur 4)
• U kunt toegang geven tot meerdere Dynamics 365 CRM-records met een tabblad voor een Dynamics 365 CRM-weergave. Bijvoorbeeld alle actieve verkoopkansen. (Figuur 5)
• U kunt in de context van een Dynamics 365 CRM-record of -weergave met teamleden chatten.
• Documenten die aan een chatbericht zijn toegevoegd, worden automatisch naar de documenten-map gekopieerd.

De Dynamics 365 CRM verkoop-app toevoegen aan Teams

De Dynamics 365 CRM-app waarmee u dagelijks werkt, kunt u voor uzelf installeren of toevoegen aan een team. Klik in de navigatiebalk van Teams op Apps en selecteer de app Dynamics 365. Installeer de app en doorloop de wizard, zodat u uw Dynamics 365 CRM-dashboard in Teams kan gebruiken.

Het bericht Microsoft Dynamics 365 CRM Online gekoppeld aan Microsoft Teams verscheen eerst op Nauta Automatisering.

E-mail sjablonen eenvoudiger selecteren in releasewave 1

Met e-mail sjablonen kunt u teksten standaardiseren en worden klantgegevens automatisch ingevuld. Deze functie bespaart veel tijd bij het opstellen van veelgebruikte e-mails.

In de galerij met beschikbare e-mailsjablonen kunt u nu zoeken op de naam en een voorbeeld bekijken. Sjablonen die recent zijn gebruikt staan bovenaan de lijst.

Werken met de Kanban-weergave

In een bestaande weergave van verkoopkansen en activiteiten kunt u naar de nieuwe Kanban weergave schakelen.

• In de Kanban weergave worden uw verkoopkansen of activiteiten als tegels weergegeven.
• U kunt uw verkoopkansen per verkoopfase van de bedrijfsprocesstroom of per status weergeven. Activiteiten worden per status weergegeven.
• Met slepen en neerzetten kunt u verkoopkansen naar een andere fase verplaatsen of de status wijzigen. Activiteiten kunt u met slepen voltooien of annuleren.
• Een verkoopkans of activiteit kan geopend worden door op de naam te klikken.
• De inhoud van de weergegeven velden kun u veranderen.
• In een kolom van een verkoopfase wordt de totale geschatte omzet en het aantal records weergegeven. In de kolom van een activiteitsstatus ziet u het aantal activiteiten.
• U kunt in de weergaven zoeken.
• De Kanban weergave van verkoopkansen is alleen beschikbaar voor de bedrijfsprocesstroom -verkoopproces verkoopkans-.

Toevoegen van producten aan verkoopkansen is vereenvoudigd

In releasewave 1 van 2020 kunt u sneller producten toevoegen aan een verkoopkans.

• Producten kunnen gezocht worden op naam en beschrijving.
• Extra productinformatie kan in een pop-up scherm bekeken worden.
• U kunt meerdere producten tegelijk toevoegen.

Licentiehandhaving Team Member licenties

Gebruikers met een Team member licentie hebben alleen toegang tot de apps klantenservice-teamlid en verkoop-teamlid. Andere apps zijn niet langer toegankelijk.

PDF documenten maken en e-mailen in releasewave 1

U kunt PDF documenten aanmaken op basis van Word-sjablonen en die e-mailen of bij de CRM-record in SharePoint opslaan.

Deze weergave doorzoeken in releasewave 1

U kunt de records in een weergave doorzoeken. In vorige versies werd met de functie snel zoeken standaard gezocht in alle actieve records.

Verbeteringen van de tijdlijn

1. De status van een activiteit wordt weergegeven.
2. De tijdlijn kan worden doorzocht.
3. Uitgebreide opmaak mogelijkheden voor notities.

Werken met wachtrijen is verbeterd

Wachtrijen in Microsoft Dynamics 365 CRM zijn overzichten met werkzaamheden of taken die door teams uitgevoerd dienen te worden. Wachtrijen worden vaak gebruikt voor service-aanvragen en activiteiten zoals taken en e-mails, maar kunt u ook toepassen voor verkoopkansen, orders enzovoorts. De records die in een wachtrij zijn geplaatst kunt u toewijzen aan uzelf of andere teamleden, zodat zichtbaar wordt wie aan welk record werkt.

Nu opent u records in een wachtrij één voor één om ze te kunnen bekijken. In releasewave 1 kunt u vanuit een geopend record terugkeren naar de wachtrij om een ander record te bekijken. U kan vervolgens door de lijst scrollen en records bekijken zonder ze eerste te openen.

Agendaweergave voor activiteiten

U kunt uw activiteiten bekijken in een gevisualiseerde agendaweergave.

Het bericht Releasewave 1 van 2020 voor Dynamics 365 CRM Sales verscheen eerst op Nauta Automatisering.

E-mails als gesprek bekijken

E-mails kunnen nu als gesprek op de tijdlijn weergegeven worden, zoals in Outlook. In uw persoonlijke instellingen kunt u E-mail berichten als gesprek weergeven op tijdlijn aanvinken. De e-mails die bij hetzelfde e-mail-gesprek horen, worden in de tijdlijn met elkaar verbonden door een lijn.

E-mails automatisch opslaan uitschakelen

In uw persoonlijke instelling kunt u aangeven welke ontvangen e-mails automatisch in Dynamics 365 CE CRM opgeslagen moeten worden. Sinds de laatste update kunt u deze functie uitschakelen door Geen e-mail berichten te selecteren. Deze optie kon in eerdere versies alleen voor de hele organisatie ingesteld worden.

Nieuwe e-mail inline aanmaken

Als u een e-mail aanmaakt vanuit de tijdlijn van een record, dan wordt het formulier inline geopend. Tijdens het opstellen van de e-mail kunt u met Dynamics 365 CE CRM blijven werken. De e-mail blijft zichtbaar, totdat u op verzenden klikt.

Lees ook het overzicht van de overige verbeteringen in Release wave 2 van 2019 voor Dynamics 365 for Sales.

Het bericht E-mail verbeteringen in Dynamics 365 CE CRM verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Hier kunt u lezen bij welke Office 365 en Dynamics 365 CRM licenties Microsoft Flow meegeleverd wordt.

Als voorbeeld heb ik een flow gemaakt, waarmee contactgegevens worden overgezet van Microsoft Dynamics 365 CRM naar MailChimp. De flow wordt gestart, nadat in CRM een contactpersoon is aangemaakt of gewijzigd en het veld “nieuwsbrief” is aangevinkt.

U kan Microsoft Flow starten vanuit het Office 365 menu of in Dynamics 365 CRM.

Klik op “Nieuw” en selecteer “Leeg item maken”.

Zoek de Dynamics 365 connector en selecteer de trigger “Wanneer een record wordt aangemaakt of bijgewerkt”.

Selecteer uw Dynamics 365 CRM organisatie en de entiteit contactpersonen. Klik vervolgens op “Nieuwe stap”.

Selecteer de actie “Voorwaarde”.

Met deze voorwaarde wordt gecontroleerd of het veld “Nieuwsbrief” is aangevinkt.

Selecteer in de vertakking “Indien ja” de MailChimp connector en meld u aan. Selecteer vervolgens de actie “Lid aan lijst toevoegen”.

Selecteer de lijst en status. Klik in de overige velden op “Dynamische inhoud toevoegen” en selecteer de overeenkomstige velden in Dynamics 365 CRM.

De volledige Flow

Het resultaat

In Dynamics 365 CRM is het veld “Nieuwsbrief” aangevinkt.

De gegevens zijn overgezet naar een lijst in MailChimp.

Zie ook “Met Microsoft Flow de gegevens van een contactformulier opslaan in Dynamics 365 CRM”.

Het bericht Microsoft Flow en Dynamics 365 CRM verscheen eerst op Nauta Automatisering.

In dit blog heb ik een overzicht gemaakt van de nieuwe en geplande functies van release wave 2 van 2019 voor Dynamics 365 for Sales.

Visitekaartje scannen

Dit is een functie waar klanten zeer vaak om vroegen.

Met de snelle invoer-formulieren van potentiële klanten en contactpersonen kunt u met uw smartphone visitekaartjes scannen. De scanner analyseert de kaart op relevante informatie en werkt automatisch de overeenkomende velden in het systeem bij.

U kan instellen of gescande kaartjes bewaard moeten worden. Het kaartje is dan zichtbaar op het formulier van de contactpersoon of potentiële klant voor toekomstig gebruik.

Vereenvoudigd leadbeheer

In Dynamics 365 CRM wordt het leadbeheer uitgevoerd met het recordtype potentiële klanten.

• U kan nu zelf bepalen welke records aangemaakt moeten worden na de kwalificatie van een lead. Deze functionaliteit is terug van weggeweest. Vanaf CRM 2013 werd altijd een verkoopkans aangemaakt en dat maakte het recordtype potentiële klanten alleen geschikt voor verkoopprocessen. Met deze update zijn potentiële klanten ook te gebruiken voor andersoortige processen die geen betrekking hebben op verkoop.
• Als u een bestaande contactpersoon en/of account selecteert bij het aanmaken van een potentiële klant, dan worden velden zoals voornaam, achternaam, telefoonnummer enz. automatisch ingevuld.
• Notities en bijlagen die u heeft toegevoegd aan de potentiële klant, worden na kwalificatie zichtbaar op de tijdlijn van de verkoopkans.

Het tabblad documenten

Het tabblad documenten voor de SharePoint-map is op de formulieren geplaatst van contactpersonen, verkoopkansen, potentiële klanten en accounts. In plaats van gerelateerd / documenten klikt u nu op documenten.

Softphonekiezer

De softphonekiezer kan geïntegreerd worden met uw telefonieprovider, zodat u rechtstreeks vanuit uw browser nummers kan kiezen.

Het dialoogvenster “Afsluiten verkoopkans” kan aangepast worden

Ten behoeve van rapportages kunt u met dit formulier vastleggen waarom een verkoopkans verloren of binnengehaald is. Het formulier is aanpasbaar gemaakt, zodat u meer informatie kan vastleggen over de gesloten verkoopkans. Als voorbeeld heb ik het veld winstmarge toegevoegd. Met bedrijfsregels kunt u bepalen welke velden zichtbaar moeten zijn op de formulieren van “Afsluiten als binnengehaald” of “Afsluiten als gemist”.

De tijdlijn verbeteringen

De tijdlijn is het overzicht met activiteiten, berichten en notities.

• E-mails kunnen nu als gesprek op de tijdlijn weergegeven worden, zoals in Outlook.
• U kan e-mails als preview incl. afbeeldingen gemakkelijk inline bekijken.
• Activiteiten worden compacter weergegeven, zodat meer records op één scherm zichtbaar gemaakt kunnen worden.
• Activiteiten kunt u eenvoudig uitvouwen en samenvouwen.
• Het filteren is eenvoudiger en gebruiksvriendelijker gemaakt.

De formulier koptekst is beter leesbaar

De gegevens in een koptekst van een formulier zijn beter zichtbaar gemaakt. Er kunnen vier alleen-lezen velden geplaatst worden, die u met een klik bewerkbaar kan maken. De velden worden vet weergegeven.

Prijslijsten zijn optioneel gemaakt

U kunt producten toevoegen aan verkoopkansen, prijsopgaven, orders en facturen zonder een prijslijst.

Verbeterde afhandeling van foutmeldingen

Als een record niet opgeslagen kan worden, omdat een veld een fout bevat, verschijnt boven de opslaan knop de foutmelding. Met een klik op de foutmelding wordt de focus ingesteld op het betreffende veld. Voor de invoer van gegevens zijn daardoor minder klikken nodig.

Video

Het bericht Release wave 2 van 2019 voor Dynamics 365 for Sales verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Power Apps Portal

Sinds kort kunt u via de Power Apps Portal velden van het gegevenstype automatisch nummeren aanmaken. De Power Apps Portal is de nieuwe beheeromgeving; automatisch nummeren velden kunt u niet met de klassieke interface aanmaken.

Een automatisch nummeren veld aanmaken

Ga in de Power Apps naar gegevens / entiteiten / account / velden en klik dan op +Veld toevoegen. In de lijst met gegevenstypen selecteert u vervolgens Automatisch nummeren.

Een automatisch nummeren veld configureren

Het type automatisch nummeren kan bestaan uit een tekenreeks, een datum of een aangepast type. Met aangepast kunt u een volgnummer, de datum en een willekeurige tekenreeks combineren. De seedwaarde is de beginwaarde van het volgnummer.

Een bestaand veld omzetten naar automatisch nummeren

U kan ook een bestaand veld, zoals het accountnummer veranderen in een automatisch nummeren veld.

Voorbeeld

Zodra u een nieuw account-record opslaat, wordt het veld accountnummer automatisch ingevuld met het door u gedefinieerde nummer.

Het bericht Automatisch nummeren in Dynamics 365 CRM verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Power BI is een softwareservice van Microsoft, waarmee u gegevens uit verschillende gegevensbronnen kan samenvoegen in rapporten met visualisaties.

Gegevensconnectors in Power BI

Van een groot aantal verschillende bronnen zijn de gegevensconnectoren standaard beschikbaar in Power BI, zodat u eenvoudig verbinding kan maken. De gegevensbronnen worden voortdurend uitgebreid en zijn ingedeeld in gegevenstypen zoals bestand, database, Azure en onlineservices.
In deze blog heb ik een voorbeeld uitgewerkt met omzetcijfers in een Excel-werkblad en account-gegevens in Dynamics 365 CRM software.

De onderdelen van Power BI

Power BI bestaat uit Power BI desktop voor Windows, de online SaaS service Power BI-service en de mobiele Power BI-apps voor iOS- en Android- apparaten.

Power BI Desktop gebruikt u voor het maken en vervolgens publiceren van rapportages naar de Power BI-service. De rapporten kunt u in Power BI-service bekijken en delen en met de mobiele apps onderweg gebruiken.

Sales Analytics for Dynamics 365

In de Power BI-service kunt u voor een groot aantal softwareservices apps downloaden. Een app bestaat uit dashboards en rapporten met kant-en-klare visualisaties.

Om de app Sales Analytics for Dynamics 365 te downloaden klikt u in de navigatiebalk van Power BI-service op apps en vervolgens op Meer apps uit Microsoft AppSource downloaden. klik op Sales Analytics for Dynamics 365 nu downloaden en maak verbinding met uw Dynamics 356 CRM Online omgeving. De visualisaties en dashboards van deze app kunt u in CRM op persoonlijke dashboards plaatsen.

Apps voor Power BI in Microsoft AppSource.

Het dialoogscherm om verbinding te maken met uw Dynamics 365 CRM omgeving.

Sales Analytics for Dynamics 365.

Voorbeeld rapportage

Als voorbeeld heb ik in Power BI met de omzetgegevens uit een Excel werkblad en accountgegevens uit Dynamics 365 CRM een rapport met visualisaties gemaakt. Vervolgens heb ik in CRM de visualisaties op een persoonlijk Dynamics 365-dashboard geplaatst.

De stappen:

• In Power BI desktop de gegevens ophalen met de connectors voor Excel en Dynamics 365 CRM.
• De kolommen kiezen.
• De query’s samenvoegen.
• Visualisaties toevoegen.
• Publiceren naar de Power BI-service.
• In Power BI-service een dashboard maken en de visualisaties erop pinnen.
• In Dynamics 365 CRM dashboards maken.

Selecteer in Power BI desktop Gegevens ophalen en dan de connector voor Excel en klik op Verbinding maken. Selecteer vervolgens het bestand.

Selecteer in Power BI desktop Gegevens ophalen en vervolgens van het gegevenstype Onlineservices de connector voor Dynamics 365 (online). Klik dan op Verbinding maken.

Ga in Dynamics 365 CRM naar instellingen/aanpassingen/resources voor ontwikkelaars en kopieer de web-API URL. Plak de url in dit dialoogscherm.

De recordtypen in Dynamics 365 CRM worden als tabellen weergegeven. De tabel accounts is geselecteerd en alle records en kolommen worden geladen.

U kan de kolommen kiezen die u wilt behouden met Kolommen kiezen.

Klik dan op query’s samenvoegen en selecteer de tabel uit het Excel werkblad en de overeenkomende kolommen met unieke waarden (telephone1 en telefoonnummer1).

Klik op Sluiten en toepassen links bovenin.

Klik links in het navigatiemenu op rapport, selecteer de visualisaties en de velden die u wilt weergeven.

Selecteer vervolgens “publiceren”.

Het rapport in Power BI-service.

De visualisaties zijn interactief, zodat u de gegevens van één of meerdere geselecteerde records kan bekijken.

Klik op een visualisatie en pin hem op een bestaand dashboards of maak een nieuw Power BI-dashboard aan.

In Dynamics 365 CRM kunt u persoonlijke dashboards maken met Power BI visualisaties of Power BI-dashboards. Klik in de weergave met dashboards op nieuw en selecteer Power BI-dashboard.

Selecteer het Power BI-dashboard.

Het Power BI-dashboard in Dynamics 365 CRM.

Klik in de weergave met dashboards op nieuw en selecteer deze keer Dynamics 365-dashboard. Kies een indeling en klik op Een power BI-tegel toevoegen aan het dashboard.

Selecteer uw Power BI-dashboard en een visualisatie als tegel.

Het resultaat is een Dynamics 365 CRM dashboard met de gefactureerde omzet uit Power BI en de verkooppipeline in CRM.

Conclusie

Power BI is geïntegreerd met Microsoft Dynamics 365 CRM, zodat u op een eenvoudige manier uw klantinformatie kan verrijken met gegevens uit Power BI.

Klik hier voor een overzicht van alle gegevensbronnen in Power BI.

Het bericht Power BI geïntegreerd met Dynamics 365 CRM Online verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Hiërarchische weergave voor accounts

Onderstaand voorbeeld laat een hiërarchische weergave zien van accounts (bedrijven) en sub-accounts (dochterondernemingen). De records worden als tegels met het aantal open verkoopkansen en de totale geschatte omzet weergegeven.

Werken met hiërarchische weergaven

Er worden maximaal 3 hiërarchische niveaus gelijktijdig getoond. Links in het scherm kunt door de hiërarchie navigeren en een record selecteren. Het huidige niveau en de bovenliggende en onderliggende accounts, worden vervolgens als tegels weergegeven. U kunt het niveau ook veranderen door op een tegel te klikken.
U kunt een record openen, door op het icoon rechtsboven in een tegel te klikken. Een record kan worden geselecteerd door rechts onderin een tegel een vinkje te zetten, waarna een opdrachtbalk verschijnt met opties zoals toewijzen, bewerken, volgens enz.

Een hiërarchie weergeven

In een weergave of formulier ziet u aan het icoon voor de optie Hiërarchie weergeven, dat een record onderdeel uitmaakt van een hiërarchie. Met een klik hierop, wordt de hiërarchie weergegeven.

In een tegel kunnen maximaal 4 velden worden weergegeven. Het is echter mogelijk meerdere formulieren aan te maken, die in de weergave selecteerbaar zijn. In onderstaand voorbeeld worden de accounts weergegeven met contactgegevens in plaats van verkoopgegevens.

Live organigram

Met het live organigram in de Unified Interface kunt u voor een account een hiërarchie bouwen.

Klik op Organigram openen

Als de hiërarchie nog niet is ingesteld, dan hebben de contactpersonen hetzelfde niveau. Na dubbelklikken op de manager-positie krijgt u een opzoekveld, waarmee u een bestaande contactpersoon kan selecteren of een nieuwe aanmaken.

Dubbelklik op manager.

Het opzoekscherm.

In dit voorbeeld heb ik van de bestaande contactpersoon Stubberöd de manager gemaakt.

U kunt vervolgens een contactpersoon over een andere contactpersoon slepen om hem daarvan ondergeschikt te maken.

In het organigram kunt u:

• Dubbelklikken op een contactpersoon om de gegevens te bekijken.
• Vertakkingen inklappen en uitklappen.
• Inzoomen met het muiswiel.
• Contactpersonen met slepen en neerzetten verplaatsen naar een nieuwe positie.
• Contactpersonen verwijderen uit het organigram inclusief de koppeling naar de account.

Deze pagina is bedoeld als lesmateriaal voor de gepersonaliseerde CRM training.

Het bericht Hiërarchische weergaven – Dynamics 365 CRM software verscheen eerst op Nauta Automatisering.