E-mails als gesprek bekijken

E-mails kunnen nu als gesprek op de tijdlijn weergegeven worden, zoals in Outlook. In uw persoonlijke instellingen kunt u E-mail berichten als gesprek weergeven op tijdlijn aanvinken. De e-mails die bij hetzelfde e-mail-gesprek horen, worden in de tijdlijn met elkaar verbonden door een lijn.

E-mails automatisch opslaan uitschakelen

In uw persoonlijke instelling kunt u aangeven welke ontvangen e-mails automatisch in Dynamics 365 CE CRM opgeslagen moeten worden. Sinds de laatste update kunt u deze functie uitschakelen door Geen e-mail berichten te selecteren. Deze optie kon in eerdere versies alleen voor de hele organisatie ingesteld worden.

Nieuwe e-mail inline aanmaken

Als u een e-mail aanmaakt vanuit de tijdlijn van een record, dan wordt het formulier inline geopend. Tijdens het opstellen van de e-mail kunt u met Dynamics 365 CE CRM blijven werken. De e-mail blijft zichtbaar, totdat u op verzenden klikt.

Lees ook het overzicht van de overige verbeteringen in Release wave 2 van 2019 voor Dynamics 365 for Sales.

Het bericht E-mail verbeteringen in Dynamics 365 CE CRM verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Toegang voor gedelegeerden

In Outlook kunt u gebruikers, die u toegang voor gedelegeerden heeft gegeven, uw e-mails en agenda laten beheren. Zij kunnen nu ook namens u e-mails, taken en afspraken in CRM opslaan met de categorie “Bijgehouden voor Dynamics 365”. In de CRM voor Outlook cliënt was deze functionaliteit al beschikbaar.

Bijhouden in CRM met Outlook categorieën is beschikbaar voor Dynamics 365 CRM V8.2 en v9.0.

Het bericht E-mails en afspraken opslaan in Dynamics 365 CRM Online met Outlook categorieën verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Inhoud

• Met CRM records werken in Microsoft Dynamics CRM voor Outlook.
• Synchroniseer contactpersonen, taken en afspraken tussen CRM en Outlook.
• Maak CRM contactpersonen, taken en afspraken aan in Outlook.
• Verstuur e-mails en archiveer ze met Microsoft Dynamics CRM voor Outlook.
• Werk offline met Microsoft Dynamics CRM software voor Outlook.
• Definieer een lokale gegevensgroep.

Met CRM records werken in Microsoft Dynamics CRM voor Outlook.

1. Ribbon
2. Weergave tabbladen
3. Snelzoeken
4. Filter
5. Lijst
6. Leesvenster / voorbeeldweergave
7. Applicatie folder /navigatievenster

Tabs en weergaven

• Alle records in een weergave worden getoond en is niet gelimiteerd aan 250.
• Een tabblad kan als standaard ingesteld worden met de pin of verwijderen met x.

Filteren

• Dubbele pijl naast de knop “filteren” om de toegepaste filters te tonen.
• Sla veranderingen in het filter op met “filter opslaan” of voor een nieuwe weergave “filter als nieuw weergave opslaan”. De nieuwe weergave verschijnt onder mijn weergaven.
• Sorteren, kolommen toevoegen, filteren, categoriseren, groeperen en opmaken zijn beschikbaar met rechts-klikken op een weergave, of veld. Ga voor alle instellingen naar de “weergave-instellingen” knop in het lint.

• Kolommen: De velden van Dynamics CRM staan in “gebruikersvelden in map”.
• Groeperen op: records in groepen tonen. Alle contacten per woonplaats bijvoorbeeld.
• Sorteren: Oplopend of aflopend voor 4 velden.
• Overige instellingen: Lettertypen van een kolom of rij wijzigingen.
• Voorwaardelijke opmaak: Bijvoorbeeld alle verkoopkansen met een waarde groter dan € 20.000,- in rood weergaven.
• Kolommen opmaken: Breedte instellingen. Kan ook in een weergave door met de muis de kolom breder te “trekken”. Verplaatsen van een kolom kan met “slepen”.

Synchroniseer contactpersonen, taken en afspraken.

• Als je een contactpersoon in CRM aanmaakt, kan het systeem automatisch een kopie als Outlook contactpersoon aanmaken.
• Geactualiseerde gegevens van Outlook contactpersonen, taken en afspraken worden uitgewisseld met CRM zodra het record wordt opgeslagen.
• CRM contactpersonen, taken en afspraken kunnen worden gebruikt op een mobiele telefoon die met Outlook gesynchroniseerd is.
• De CRM activiteiten fax, brief en telefoongesprek worden naar Outlook gekopieerd als taak.
• Synchronisatie vindt om de 15 minuten automatisch plaats of kan handmatig in gang worden gezet.
• Alleen Outlook contactpersonen, taken en afspraken waarvoor je Bijhouden in CRM geselecteerd hebt, worden gesynchroniseerd met CRM.

Outlook contactpersoon, taak of afspraak aanmaken en naar CRM kopiëren.

1. Maak een Outlook contactpersoon aan zoals je gewend bent.
2. Klik op bijhouden in CRM.
3. Selecteer bovenliggend item en kies het bovenliggende account.
4. Met weergeven in CRM of Bovenliggend item weergeven open je de contactpersoon in CRM of het bovenliggende account.

Outlook taken en afspraken aanmaken en bijhouden in CRM.

• Afspraken en taken in CRM bijhouden gaat op een vergelijkbare wijze. Een Outlook taak kan als taak, telefoongesprek, brief of fax in CRM worden bijgehouden.
• In CRM aangemaakte contactpersonen en activiteiten worden naar Outlook gekopieerd.

Outlook taken toewijzen en bijhouden in CRM.

Nadat u de taak hebt toegewezen en bijgehouden, is de persoon aan wie u de taak hebt toegewezen, de eigenaar. De eigenaar kan aan de taak werken in CRM of Outlook. Wanneer een taakeigenaar een taak bijwerkt, worden alle kopieën van de taak bijgewerkt, inclusief kopieën van eerdere eigenaars. Van een voltooide taak wordt een statusrapport verzonden naar de eerdere eigenaar(s).
Kies taak beheren / taak toewijzen. Type vervolgens de naam of het email adres of klik op de knop aan en selecteer een naam.

• Een toegewezen taak kan niet als een telefoongesprek, brief of fax in CRM worden bijgehouden.
• Een bijgehouden taak kan niet aan meer dan 1 persoon worden toegewezen.
• Als de nieuwe eigenaar de bijgehouden taak aan iemand anders toewijst, wordt de taak uit CRM verwijderd.
• Als de toewezen taak wordt geweigerd, ontvangt u een bericht. U wordt opnieuw eigenaar door het bericht te openen en te klikken op terug naar taaklijst.
• De nieuwe eigenaar kan een statusrapport sturen met statusrapport verzenden.

E-mail verzenden en bijhouden in Microsoft Dynamics CRM voor Outlook.

• Klik op bijhouden in CRM en vervolgens op verzenden. Het bericht wordt op basis van het e-mail adres in CRM gekoppeld aan een lead, contactpersoon, bedrijf, wachtrij, CRM gebruiker of opslagruimte/apparatuur.
• Met betreft instellen kun je het e-mail bericht handmatig koppelen aan een record van een ander recordtype, bijvoorbeeld een order of verkoopkans.
• Het is ook mogelijk een sjabloon, knowledge base artikel of verkoop documentatie toe te voegen.

Een e-mail adres opzoeken van een CRM record: Klik op aan en selecteer vervolgens het Microsoft Dynamics CRM adresboek.

Zoek snel een e-mail adres door eenvoudigweg een naam te typen en vervolgens op namen controleren te klikken.

Ontvangen e-mail bewaren: Selecteer in je postvak-in één of meerdere e-mail berichten en klik op bijhouden in CRM. Eventueel kun je nog met betreft een specifiek recordtype en record kiezen.

Een ontvangen of verzonden e-mail waarvan het e-mail adres in CRM niet is gevonden, kan als contactpersoon of potentiële klant aangemaakt worden.

Een ontvangen of verzonden e-mail waarvan het e-mail adres in CRM niet is gevonden, kan handmatig aan een record gekoppeld worden. Klik in een gearchiveerde e-mail op weergeven in CRM. Klik vervolgens op het rood weergegeven e-mail adres en maak het dialoogscherm af.

Offline werken met Microsoft Dynamics CRM voor Outlook.

Er zijn twee Microsoft Dynamics CRM voor Outlook versies:

1. De online versie. Geschikt voor computers die altijd verbinding hebben met de server.
2. De offline versie. Deze versie heeft een lokale database en is geschikt voor offline gebruik.

Offline gaan: Een deel van de database wordt naar de lokale database van het notebook gekopieerd en je beschikt over bijna alle functionaliteiten van CRM. Standaard worden de
Online gaan: CRM detecteert automatisch welke records met de CRM server gesynchroniseerd moeten worden ( nieuwe en gewijzigde records) en welke met de lokale database.

Bij de eerste keer dat u off-line gaat, verschijnt dit dialoogscherm:

Selecteer deze optie om sneller offline te kunnen gaan en om toch over actuele offline gegevens te kunnen beschikken in het geval de verbinding onverwachts verbroken wordt.

Lokale datagroepen aanmaken of veranderen.

• Offline versie: Met lokale gegevensgroepen bepaal je welke gegevens naar de lokale database gekopieerd worden. De lokale gegevensgroepen kunnen alleen worden aangemaakt of veranderd als je online bent.
• Online versie: De lokale datagroepen worden gebruikt om te bepalen welke records naar Outlook gekopieerd moeten worden. Standaard worden alleen contactpersonen waarvan je eigenaar bent gekopieerd, en kun je bijvoorbeeld veranderen in alle contactpersonen.

Bekijk ook CRM voor Office 365 indien u op zoek bent naar een CRM oplossing met Outlook- en Office 365 integratie.

Het bericht Microsoft Dynamics 365 CRM voor Outlook handleiding verscheen eerst op Nauta Automatisering.

• Deze functie is beschikbaar voor de recordsoorten potentiële klant, contactpersoon, bedrijf, offerte, verkoopkans en nieuwe recordsoorten.
• Persoonlijke sjablonen kunnen worden gedeeld met de organisatie.
• De Dynamics 365 CRM voor Outlook cliënt moet geïnstalleerd zijn.
• Samenvoegen kan worden gestart vanuit een weergave voor 1 of meer records.

Afdruk samenvoegen vanuit een weergave.

Klik in een weergave op afdruk samenvoegen.

Selecteer het type samenvoeging, een sjabloon en voor welke records u wilt samenvoegen.  klik vervolgens op downloaden.

Dit tussenscherm biedt u de mogelijkheid om bijvoorbeeld op postcode te sorteren of records uit de lijst te verwijderen. Klik op OK.

Voltooi vervolgens de afdruk samenvoegen wizard. De documenten worden geprint en als een voltooide activiteit bij de betreffende records opgeslagen.

Een sjabloon voor afdruk samenvoegen uploaden naar CRM.

Bij een wijziging in de tekst, kunt u het bestaande sjabloon aanpassen of als een nieuw sjabloon opslaan.
Selecteer sjabloon uploaden naar CRM.

Indien u ja selecteert, wordt het bestaande sjabloon overschreven. In dit voorbeeld wordt een nieuw sjabloon opgeslagen.

Type de naam en klik op opslaan en sluiten.

U kunt vervolgens het sjabloon delen door in het acties menu op beschikbaar maken voor de organisatie te klikken.

Deze pagina is bedoeld als lesmateriaal voor de gepersonaliseerde CRM training.

Het bericht Afdruk samenvoegen voor Word in Dynamics 365 CRM verscheen eerst op Nauta Automatisering.

De voordelen

• CRM voor Outlook hoeft niet geïnstalleerd te worden.
• U kunt met een mobiele app op uw smartphone of tablet e-mails in CRM archiveren, door ze naar bijgehouden mappen te verplaatsen.
• Met Outlook regels kunt u e-mails automatisch naar bijgehouden mappen verplaatsen en zo in CRM archiveren.

In onderstaand voorbeeld ziet u hoe Exchange e-mail mappen zijn gekoppeld aan records in CRM. De map archiveren is niet gekoppeld; e-mails die naar deze map verplaatst zijn, worden zonder betreft bijgehouden in CRM. E-mails in de overige mappen worden bijgehouden in CRM en met betreft gekoppeld aan de geselecteerde CRM records.

De mappen in Outlook

De e-mails in CRM

Het bericht Op mapniveau e-mails opslaan in CRM – Dynamics 365 CRM Online verscheen eerst op Nauta Automatisering.

De Dynamics 365 CRM App for Outlook is beschikbaar voor zowel Dynamics 365 CRM als Modelgestuurde Power Apps.

De combinatie van deze app met de webcliënt voor Dynamics 365 CRM wordt momenteel door Microsoft aangeraden als dé manier om met Dynamics 365 CRM in Outlook te werken.

Met de Outlook CRM app kunt u:

• Dynamics 365 CRM informatie bekijken vanuit een e-mail, vergadering of afspraak.
• Records zoals verkoopkansen, contactpersonen en accounts aanmaken.
• Zoeken in Dynamics 365 CRM en CRM voor Office 365.
• E-mails, vergaderingen en afspraken opslaan in Dynamics 365 CRM bij een bijbehorend record.
• Taken, telefoongesprekken of afspraken aanmaken in Dynamics 365 CRM.
• Contactpersonen uit een e-mail toevoegen aan Dynamics 365 CRM.
• Uw Outlook contactpersonen opslaan in Dynamics 365 CRM en koppelen aan een account.
• Gebruikmaken van e-mail sjablonen voor veelvoorkomende e-mails die u verstuurt.

Outlook voor Apple Mac

Ontvangen e-mails kunnen in Outlook voor Apple Mac worden opgeslagen in Dynamics 365 CRM Online. De Dynamics 365 CRM App for Outlook met Outlook op het Web kan worden uitgevoerd in Apple Safari op een Apple Mac en op een iPhone.

De ondersteunde functies zijn afhankelijk van uw Outlook versie. In deze tabel kunt u per cliënt bekijken welke functies worden ondersteund.

Hoe het opslaan van e-mails werkt in de Outlook CRM app

Selecteer in Outlook, Outlook op het Web of de Outlook Mobile App een e-mail en klik op Dynamics 365.

Wanneer de afzender al in Dynamics 365 CRM software bestaat, wordt relevante informatie over deze contactpersoon weergegeven. U ziet de naam van de persoon (contactpersoon of potentiële klant), de volgende of laatste activiteit en eventuele aanvragen en verkoopkansen. Klik op de naam van de persoon om de Dynamics 365 CRM record te openen of op het telefoonnummer om direct te bellen. Klik op “bijhouden” om een kopie van de email in Dynamics 365 CRM op te slaan.

Vervolgens kunt u met een klik op Deze e-mail bijhouden betreffende… het e-mail bericht handmatig koppelen aan een bestaand record in CRM, bijvoorbeeld een account, order of verkoopkans of een nieuw record aanmaken. Type in het opzoekveld een trefwoord, klik op Opzoeken  en selecteer de record. Klik op U kunt deze e-mail wel bijhouden als u geen record Betreft instelt als u het bericht alleen wilt koppelen aan de contactpersoon. Klik op  om een nieuw record aan te maken.

Een email versturen en opslaan in Dynamics 365 CRM

In het formulier van een nieuwe e-mail klikt u op het Dynamics 365 logo en vervolgens op Bijhouden.

De volledige handleiding.

Het bericht Dynamics 365 CRM App for Outlook verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Voeg eerst de snelkoppelingen toe aan de navigatiebalk (Outlook 2013).

Klik vervolgens met de rechtermuisknop op snelkoppelingen en maak een snelkoppelingsgroep aan.

Klik met de rechtermuisknop op de aangemaakte snelkoppelingsgroep, selecteer nieuwe snelkoppeling en navigeer naar de map die u als snelkoppeling wilt gebruiken.

Lees ook: Dynamics 365 CRM voor Outlook verbeteringen.

Deze pagina is bedoeld als lesmateriaal voor de gepersonaliseerde CRM training.

Het bericht Outlook snelkoppelingen voor Dynamics 365 CRM recordsoorten verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Microsoft Dynamics 365 CRM controleert regelmatig of er wijzigingen zijn en werkt de lokale gegevens bij. In het geval dat de verbinding onverwachts wordt verbroken, gaat Microsoft Dynamics 365 CRM voor Outlook automatisch offline. Zo kunt u tijdens een Internetstoring over bijna alle functionaliteiten van CRM en actuele gegevens beschikken.

Er zijn twee Microsoft Dynamics 365 CRM voor Outlook versies

1. De online versie. Geschikt voor computers die altijd verbinding hebben met de server.
2. De offline versie. Deze versie heeft een lokale database en is geschikt voor offline gebruik.

Offline gaan: Een deel van de database wordt naar de lokale database van het notebook gekopieerd en u beschikt over bijna alle functionaliteiten van CRM.

Online gaan: CRM detecteert automatisch welke records met de CRM server gesynchroniseerd moeten worden ( nieuwe en gewijzigde records) en welke met de lokale database. Met lokale gegevensgroepen bepaalt u welke gegevens naar de lokale database gekopieerd worden.

Het bericht Offline werken met Microsoft Dynamics 365 CRM software voor Outlook verscheen eerst op Nauta Automatisering.