Met dit ticketsysteem voor Office 365 en Microsoft Teams kunt u:

• Supportaanvragen moeiteloos beheren.
  Houd controle over uw volledige werkproces rondom supporttickets, van binnenkomst tot oplossing.
• Tickets toewijzen aan servicedeskmedewerkers of teams.
  Wijs tickets handmatig toe of automatiseer de verdeling op basis van vooraf ingestelde criteria, zodat aanvragen direct bij de juiste persoon terechtkomen.
• Teams organiseren op basis van expertise.
  Creëer gespecialiseerde teams met medewerkers die specifieke product- of dienstkennis hebben, zodat klanten sneller en deskundiger geholpen worden.
• Aanvragen met een hoge prioriteit toewijzen aan een escalatie-team.
  Belangrijke aanvragen met hoge prioriteit kunnen automatisch toegewezen worden aan een speciaal escalatieteam.
• Activiteiten direct koppelen aan tickets.
  Voeg e-mails, taken, afspraken en telefoongesprekken toe aan tickets, zodat alle communicatie overzichtelijk in één dossier staat.
• E-mails centraal beheren en verzenden.
  Beheer en beantwoord e-mails vanuit een team-inbox in plaats van persoonlijke postvakken, zodat uw klanten altijd een consistente en professionele service ervaren.
• E-mailsjablonen gebruiken.
  Verzend e-mails met standaardteksten en klantgegevens die automatisch worden ingevuld, waardoor uw team tijd bespaart en consistent blijft in de communicatie.
• De voortgang bewaken met statusupdates en meldingen.
  Blijf altijd op de hoogte van de status van tickets en ontvang meldingen bij updates, zodat geen enkele aanvraag onbeantwoord blijft.
• Op de hoogte blijven met aanpasbare dashboards voor real-time analyses.
  Gebruik aanpasbare dashboards voor diepgaande analyses en monitor de prestaties van uw supportteam in real-time.
• Overal tickets beheren, ook mobiel.
  Ons ticketsysteem is volledig compatibel met smartphones en tablets, zodat u en uw team ook onderweg supportaanvragen kunnen afhandelen.
• Supportaanvragen aanmaken met Microsoft Forms.
  Laat klanten of medewerkers supporttickets indienen via Microsoft Forms, die direct in het systeem worden verwerkt.
• Flexibel formulieren aanpassen.
  Voeg velden toe en pas formulieren aan om het ticketsysteem perfect af te stemmen op uw specifieke processen.

Integratie binnen uw eigen Office 365-omgeving

Onze Power App voor tickets wordt direct geïnstalleerd binnen uw eigen Office 365-tenant, waardoor uw organisatie volledige controle houdt over data, instellingen en gebruikersbeheer. Dit betekent dat alle gegevens veilig binnen uw eigen IT-omgeving blijven en voldoen aan de beveiligings- en compliance-eisen van uw organisatie.

Dankzij de integratie met Office 365 kunnen gebruikers eenvoudig inloggen met hun bestaande Office 365-inloggegevens, zonder extra accounts of wachtwoorden. Met Single Sign-On (SSO) hoeven medewerkers maar één keer in te loggen, waardoor ze direct toegang hebben tot het ticketsysteem.

Daarnaast biedt deze Power App een diepe integratie met andere Microsoft-tools:

• Outlook-integratie.
  Koppel ontvangen e-mails direct aan de juiste contactpersonen en supporttickets. Werk vanuit Outlook met taken, afspraken en contactpersonen uit het ticketsysteem.
• SharePoint-documentbeheer.
  Sla documenten op bij de juiste records in SharePoint en houd alle informatie overzichtelijk op één plek.
• Microsoft Teams-ondersteuning.
  Integreer de ticketsysteem Power App in Teams voor efficiënte samenwerking en communicatie binnen uw supportteam.

Ticketsysteem als Power App

Ons ticketsysteem is ontwikkeld als Microsoft Power App: flexibel, mobiel en toekomstbestendig. Het werkt in de browser, maar ook via de gratis Power Apps Mobile-app voor iOS en Android. Dankzij offline-ondersteuning kan uw team ook zonder internetverbinding doorwerken.

Het Power Platform wordt gehost door Microsoft, zodat u zelf geen back-ups hoeft te maken. Uw gegevens zijn altijd beschikbaar en overal toegankelijk.

Het bericht Ticketsysteem Office 365 Power App verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Teams en kanalen

Met kanalen kunt u team-discussies groeperen. De naam van een kanaal kan bijvoorbeeld het discussieonderwerp, project of de locatie zijn. Een kanaal heeft tabbladen voor documenten en (chat)gesprekken. Met tabbladen kunt u andere services toevoegen, zodat het team op de hoogte gehouden wordt van updates van bijvoorbeeld RSS-feeds, Yammer, Twitter, Facebook-pagina’s, Dynamics 365 CRM-records enzovoorts.

De integratie met Dynamics 365 CRM

Om de integratie met Teams in te schakelen, stelt u onderstaande velden op het tabblad algemeen van de Dynamics systeeminstellingen in op ja.

Vervolgens ziet u in een Dynamics 365 CRM-weergave of op het formulier van een geopend record de knop samenwerken.

Met een muisklik op de knop samenwerken wordt een wizard gestart, waarmee de weergave of record gekoppeld kan worden aan nieuw of bestaand kanaal van een team. U kunt ook een nieuw team aanmaken.

De eigenaar en de Dynamics 365 CRM gebruikers met wie de record is gedeeld, kunt u tijdens het doorlopen van de wizard selecteren en aan een nieuw team toevoegen. De teamleden kunnen dan samenwerken aan bijvoorbeeld een offerte of verkoopkans.

Tabblad voor Dynamics 365 CRM

De Dynamics 365 CRM weergave of -record wordt zichtbaar op een tabblad van het Teams-kanaal. U kunt ook vanuit Microsoft Teams een Dynamics 365 CRM-weergave of -record op een tabblad plaatsen.

De functies

• Het formulier van de gekoppelde Dynamics 365 CRM-record of de Dynamics 365 CRM-weergave wordt zichtbaar op het tabblad van een Teams-kanaal. (Figuur 1).
• Documenten van het Teams-kanaal (figuur 3) en de verbonden
  Dynamics 365 CRM-record(s) (figuur 2) worden uitgewisseld.
• Documenten kunnen per e-mail toegevoegd worden aan de documenten van het Teams-kanaal.
• Vanuit Dynamics 365 CRM kunt u naar het Teams kanaal navigeren door te klikken op samenwerken. (Figuur 4)
• U kunt toegang geven tot meerdere Dynamics 365 CRM-records met een tabblad voor een Dynamics 365 CRM-weergave. Bijvoorbeeld alle actieve verkoopkansen. (Figuur 5)
• U kunt in de context van een Dynamics 365 CRM-record of -weergave met teamleden chatten.
• Documenten die aan een chatbericht zijn toegevoegd, worden automatisch naar de documenten-map gekopieerd.

De Dynamics 365 CRM verkoop-app toevoegen aan Teams

De Dynamics 365 CRM-app waarmee u dagelijks werkt, kunt u voor uzelf installeren of toevoegen aan een team. Klik in de navigatiebalk van Teams op Apps en selecteer de app Dynamics 365. Installeer de app en doorloop de wizard, zodat u uw Dynamics 365 CRM-dashboard in Teams kan gebruiken.

Het bericht Microsoft Dynamics 365 CRM Online gekoppeld aan Microsoft Teams verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Start Microsoft Forms en klik op “Nieuw formulier”. Geef het formulier een naam en voeg de velden toe. In mijn voorbeeld heb ik de velden voornaam, achternaam, tussenvoegsel, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer als tekstvelden toegevoegd.

Klik vervolgens op “delen”, selecteer “iedereen met de koppeling kan antwoorden” en de optie invoegen. Kopieer de code en plak deze in uw webpagina.

Start Microsoft Flow en klik op “nieuw” en dan op “Leeg item maken”.

Zoek op Microsoft Forms en selecteer de trigger “Wanneer er een nieuwe reactie wordt verzonden”.

Selecteer uw contactformulier en voeg een volgende actie toe met een klik op het + teken.

Zoek en selecteer de actie “Reactiedetails ophalen”, kies uw contactformulier en de lijst met reactiemeldingen.

Voeg opnieuw een actie toe, zoek op “Dynamics”en selecteer de actie “Een nieuw record maken”. Selecteer uw organisatie en de entiteit “Potentiële klanten” (leads) en selecteer de velden uit uw contactformulier. Sla dan uw stroom op en klik op “testen”.

De volledige Flow.

Het ingevulde contactformulier.

Met de gegevens is een potentiële klant aangemaakt.

Het bericht Met Microsoft Flow de gegevens van een contactformulier opslaan in Dynamics 365 CRM verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Microsoft Dynamics 365 CRM Online is vergaand geïntegreerd met Office 365. Voor het verbeteren van de samenwerking rondom bijvoorbeeld verkoopkansen, kan de integratie met Office 365-groepen ingeschakeld worden. Een verkoopkans krijgt dan automatisch of handmatig een nieuwe Office 365-groep. De Office 365-groep wordt aangemaakt met de naam van de verkoopkans of krijgt tijdens het handmatig aanmaken een aangepaste naam. Het is ook mogelijke om de verkoopkans te koppelen aan een bestaand groep. Leden van het verantwoordelijke verkoopteam in het Dynamics 365 CRM systeem worden automatisch toegevoegd als lid van de Office 365-groep.

Offerteprocessen

De Dynamics 365 CRM Online integratie met Office 365-groepen kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor offerteprocessen. Een offerte vraagt vaak “input” van meerdere mensen van verschillende afdelingen. Een nieuw offerte record in Dynamics 365 CRM Online krijgt een Office 365-groep. Verkopers kunnen vervolgens documenten uploaden die betrekking hebben op de aanvraag en voor de offerte samenwerken met engineers en andere betrokkenen. Niet-CRM gebruikers hebben toegang tot de Office 365-groepen via de Office 365 webcliënt.

Het bericht Office 365-groepen geïntegreerd met Dynamics 365 CRM Online verscheen eerst op Nauta Automatisering.

De voordelen

• CRM voor Outlook hoeft niet geïnstalleerd te worden.
• U kunt met een mobiele app op uw smartphone of tablet e-mails in CRM archiveren, door ze naar bijgehouden mappen te verplaatsen.
• Met Outlook regels kunt u e-mails automatisch naar bijgehouden mappen verplaatsen en zo in CRM archiveren.

In onderstaand voorbeeld ziet u hoe Exchange e-mail mappen zijn gekoppeld aan records in CRM. De map archiveren is niet gekoppeld; e-mails die naar deze map verplaatst zijn, worden zonder betreft bijgehouden in CRM. E-mails in de overige mappen worden bijgehouden in CRM en met betreft gekoppeld aan de geselecteerde CRM records.

De mappen in Outlook

De e-mails in CRM

Het bericht Op mapniveau e-mails opslaan in CRM – Dynamics 365 CRM Online verscheen eerst op Nauta Automatisering.

SharePoint is het documentenmanagement systeem van Microsoft en is een onderdeel van Office 365. De prijs van de bestandsopslag is voor SharePoint lager dan voor Dynamics 365 CRM. Dat maakt het aantrekkelijk om CRM en SharePoint te integreren en documenten van relaties op te slaan in SharePoint. Deze integratie heeft verder als voordeel dat u in CRM gebruik kan maken van de SharePoint-functionaliteiten voor het samenwerken rondom een document (versiebeheer, uitchecken enz.). De upgrade naar Dynamics 365/CRM 9.0 bevat een verbeterde SharePoint integratie.

Hoe de integratie werkt

CRM Records krijgen een map in een SharePoint documentenbibliotheek met sub-mappen voor de onderliggende records. Een account bijvoorbeeld krijgt een map met sub-mappen voor de verkoopkansen, offertes, aanvragen enz. In CRM worden bij de account alle documenten in één overzicht weergegeven incl. die van de onderliggende records.

CRM en SharePoint integratie verbeteringen

• U kunt nu vanuit  Dynamics 365 CRM software zelf sub-mappen aanmaken, hernoemen en verwijderen. (Belangrijk is dat de namen van de automatisch aangemaakte mappen niet veranderd worden.)
• Documenten van een account kunt u met of zonder de documenten van de onderliggende records weergeven. In de huidige CRM versie ziet u altijd alle documenten van alle onderliggende records in één overzicht.
• Sub-mappen zijn vanuit CRM zichtbaar, zodat u eenvoudig naar de sub-mappen van de onderliggende records kan navigeren om documenten toe te voegen. Het is niet meer nodig om eerst in CRM de onderliggende record (bijvoorbeeld verkoopkans) de openen om een document toe te voegen. Ook de sub-mappen die door SharePoint gebruikers zijn toegevoegd zijn in CRM zichtbaar.

Het bericht De integratie tussen Microsoft Dynamics 365 CRM Online en SharePoint is verbeterd verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Het bericht Samenwerken rondom documenten in SharePoint verscheen eerst op Nauta Automatisering.

Als voorbeeld heb ik een PowerApp gemaakt voor een SharePoint lijst voor het registreren van uren. In onderstaande plaatjes wordt weergegeven hoe de app kan worden gemaakt en vervolgens gebruikt voor het raadplegen en invoeren van urenregels.

Lees ook: Samenwerken rondom documenten in SharePoint.

Het bericht Office 365 PowerApps voor SharePoint en Dynamics 365 CRM Online verscheen eerst op Nauta Automatisering.

OneDrive voor bedrijven is een onderdeel van Office365 en bedoeld voor persoonlijke opslag van documenten. SharePoint is voor het opslaan van team- of projectgerelateerde documenten en kan ook worden geïntegreerd met Microsoft Dynamics 365 CRM Online software.

Het bericht OneDrive en Microsoft Dynamics 365 CRM Online verscheen eerst op Nauta Automatisering.

De OneNote notities worden in SharePoint opgeslagen en elk CRM-record krijgt een eigen notitieblok. In het activiteitengebied van een record, kunt u een OneNote notitie toevoegen of openen. Met de mobiele CRM app op uw smartphone of tablet, kunt u notities toevoegen door in de CRM-record naar OneNote te navigeren.

In de CRM app voor tablets.

Een notitie toevoegen met OneNote voor de Ipad.

De notities worden opgeslagen in de gekoppelde SharePoint-map.

Het bericht OneNote Online integratie met Microsoft Dynamics 365 CRM Online verscheen eerst op Nauta Automatisering.